AjanhallintaItsensä johtaminen

Ajankäytön hallinta – Mihin sinä käytät aikasi?

Oletko sinä joutunut oravanpyörään?

Blogisarjassa kerrotaan kokemuksia ja vinkkejä ajanhallinnasta, kalenterin käytöstä ja tehtävälistoista. Täältä löydät kaikki ajanhallinnan blogisarjan jaksot.

  1. Mihin sinä käytät aikasi?
  2. Kalenterin täyttäminen
  3. Tehtävälista tyhjäksi
  4. Tosielämän haasteet
  5. Yhteenveto

Mihin sinä käytät aikasi?

Pärjäämme kolme viikkoa ilman ruokaa, kolme päivää ilman vettä ja unta ja 3 minuuttia ilman happea. Siitä huolimatta aika menee näistä kaikista edelle tärkeydessään. Aika on sellainen universumin peruspilari, että sen pitäisi ottaa paikkansa Maslow’n tarvehierarkian peruskivenä. Jos aika on tärkeää Einsteinin suhteellisuusteoriassa, on se tärkeää myös työelämän ja tehtävien suorittamisen kannalta. Miten ajan voi käyttää järkevämmin hyödyksi ilman valtavaa stressiä hoitamattomista asioista? Kerron omia kokemuksiani stressin ja ajankäytön hallinnasta.

Priorisoi sanomalla ei

Opettele sanomaan ei
Opettele sanomaan ei

Viime vuoden lopulla aloin pohtimaan keinoja, joilla saisin käytettyä aikani tehokkaammin. Tuntui, että hommaa oli liikaa ja ajankäyttö ei ollut enää hallittavissa. Kaikki tekeminen tuntui tulipalojen sammuttamiselta ja paikasta toiseen juoksemiselta. Miten asian suhteen voisi saada mielenrauhan? Kaikilla on vuorokaudessa yhtä monta tuntia, mutta koko ajan tuntui, että olisi tarvinnut muutaman lisää. Koska vuorokauden venyttäminen on teknisesti hyvin haastavaa Einsteinin opit huomioiden, oli tyydyttävä vähentämään tekemisen määrää. Toisin sanoen priorisoimaan asioita.

Priorisoinnin kultainen sääntö on seuraava: Sano enemmän ei. Entä, jos ei voi sanoa ei? Eli kaikki tehtävät ovat todella pakollisia. Siinä tapauksessa jotain on jo menny pieleen. Omien kokemuksieni mukaan se johtuu yleensä siitä, että elämässä liian monta osa-aluetta hoidettavana. Esimerkiksi työ, opiskelu, liikuntaharrastus täyttävät jo aika kivasti kenen tahansa kalenterin, mutta kun mukaan lisätään vaikka parissa eri yhdistyksessä toimiminen, alkaa yhtälö eskaloitumaan vauhdilla.

Ensisijaisesti suositeltavaa onkin vähentää näitä elämän osa-alueita, kuin koittaa karsia jokaisesta segmentistä vähän. Kaikkea ei tarvitse jättää taakseen, mutta kannattaa miettiä voisiko esimerkiksi yhdistystoiminnassa puheenjohtajan roolin vaihtaa takapenkistä huutelevaksi aktiiviksi, jolloin käytettävän ajan määrä saattaa lähestyä nollaa. Omalla kohdallani selvitin ajakäyttöä yksinkertaisesti kirjaamalla kaikki tekemiseni muistiin.

3 viikon testi

Tein itsestäni koemarsun asentamalla kännykkääni kolmeksi viikoksi sovelluksen, joka mittasi ajankäyttöäni. Aina, kun aloin tekemään jotain eri asiaa, klikkasin sovellusta ja se tallensi kaikkeen tekemiseeni käytetyn ajan. Kerron seuraavaksi, mitä opin tuloksista.

Ajankäyttö päivittäin
Tässä eri asioihin käyttämäni aika per päivä.

Nukkuminen 7:21 h. Aivan liian vähän – luvun pitäisi olla vähintään 8 tuntia. Suurimmat syyt vähäiseen unen määrään on se, että nukkuumaanmeno on viivästynyt täysin turhista syistä. Joko siksi, että sänkyyn menon jälkeen napsauttaa telkkarin päälle tai alkaa selaamaan puhelinta tai siksi, että on tehnyt aivoja rasittavia hommia ennen sänkyyn menoa. Töiden tai kouluhommien jälkeen nukkumaan pääseminen vaatii itselläni noin kolme tuntia stresstöntä aikaa. Se voisi olla ruoanlaittoa tai kavereiden kanssa hengailua.

Valmistautuminen 2:18 h. Eli mikä valmistautuminen? Ainakin siihen on käytetty käsittämätön määrä aikaa. Valmistautumisella tarkoitan aamu- ja iltatoimia, ulos lähtemistä, pakkaamista ja jääkiekkovarusteiden pukemista ja kuivumaan laittamista. Piti oikein erikseen tarkistaa, pitääkö luku paikkansa.

Ei minkään tekeminen 2:12 h. TV, nettiselailu, sängyllä makoilu. Tätä voisi vähentää menemällä suoraan nukkumaan ilman turhaa viivyttelyä.

Hauskanpito 2:04 h. Sisältää kaiken kavereiden kanssa hengailusta bilettämiseen. Hengailuosio on täysin hyväksyttävää ja on erittäin virkistävää käydä ottamassa erä biljardia tai pitää lautapeli-ilta. Sen sijaan se oli järkyttävää huomata, että tarkkailujakson reilusta 48 hauskanpitotunnista lähes 25% tuli yhden illan aikana. Kun tähän yhtälöön lisää seuraavan yön huonolaatuiset 6 tunnin yöunet, ja lähes 3 tunnin nettiselailun, ovat vaikutukset megalomaaniset. Silloin, kun pidetään hauskaa, ei pidä jarrutella, mutta baari-iltojen määrää voisi vähentää.

Vastuutehtävät 1:39 h. Käytännössä kaikki tunnit ovat muodostuneet yhdestä vapaaehtoisprojektista, jonka olen ottanu vastuulleni. Pitäisi miettiä etukäteen, mihin lähtee mukaan ja onko resursseja toteutukselle riittävästi. Nähtäväksi jää, tuleeko projektin lopputulos olemaan kaikkien uhrattujen tuntien arvoinen.

Työt – Yritystoiminnan kehittäminen  2:11 h. Käytännössä koodausta ja serverien testailua, johon on mennyt liikaa aikaa lähinnä sen takia, että lähtötietoni on ollut täysin nolla. Kokeneemman opastuksella olisin saanut samassa ajassa paljon enemmän aikaan.

Siirtymiset 1:08 h. Yliopistolle kävelee noin 10 minuuttia ja keskustaan menee bussilla 25 minuuttia. Tätä voisi vähentää miettimällä tarkemmin, mihin kesustassa oleviin tapahtumiin tai tapaamisiin menee, mutta mielestäni tämä on ihan hyvin hanskassa.

Työt – Asiakasprojektit  1:04 h. Jos aikaa menee näin vähän, se on ilmeisesti positiivinen asia?

Johtopäätökset

Lisää aikaa lepäämiseen. Vaikka aikaa saisi säästettyä turhien asioiden tekemisestä 2 tuntia päivässä, ei vapautunutta aikaa yleensä voi siirtää suoraan esimerkiksi opiskeluun tai työntekoon, sillä aivoja ei voi rasittaa tiettyä määrää enempää. Se sijaan sen voisi käyttää liikuntaan ja parempaan yöuneen, joka tekee aivojen käytöstä tehokkaampaa.

Virtahevot vetää lonkkaa
Muista levätä. Virtahevotkin lepää.

Ylioptimismi. Kokeen aikana kävi selväksi, että tehtävien kesto tulee aliarvioitua todella raa’asti. Monta kertaa jouduin toteamaan, että lyhyitä kävelymatkoja ei voi teleportata, vaan niihin saa helposti käytettyä kymmenisen minuuttia sisätiloissakin. Huomasin myös, että lounasta ei saa syötyä 15 minuutissa kavereiden kanssa, toisin kuin kotona. Ruokailuun meni siirtymisineen helposti 45 minuuttia. Oikeastaan kannattaa ajatella niin, että kun arvioit jonkin tehtävän kestoa, intuitiivinen arviosi on arvio siitä, että kaikki menee täydellisesti. Eli ensiarvion jälkeen kannattaa miettiä, että kauanko tehtävään oikeasti menee.

Tehtävien pirstaloituminen. Mainitsin jo, että on parempi jättää kokonaan jokin osa-alue pois, kuin höylätä tasaisesti kaikesta. Miksi? Jos osa-alueita on liikaa, eri osa-alueiden ja tehtävien vaihtamisen välillä kuluu valtavasti valmistautumisaikaa, eikä päässä tunnu, että homma on hallinnassa. Tästä seuraa myös helposti se, että asioita on vaikeaa tehdä täysillä ja hallinnan tunne haihtuu entisestään.

Elämän osa-alueet

Tekemässäni kokeessa käytin mobiilisovellusta, joka hoiti asiansa moitteettomasti hieman sekavasta käyttöliittymästä huolimatta. Pystyin jakamaan tekemäni asiat kolmiportaiseen hierarkiaan. Päädyin ensimmäisessä portaasssa jakamaan ensin yksityiselämän ja työn omaan lokeeroonsa, josta hierarkiaa lähdettiin tarkentamaan. Kerron nyt, miten tekisin mittauksen uudelleen.

Ensimmäisellä kannattaa olla oman elämän eri osa-alueet. Itselläni ne olisivat työ, opiskelu, urheilu, minä, kaverit, vastuutehtävät ja yleiset. Rakenne on erilainen eri ihmisillä, sillä kyse on siitä, miltä osa-alueilta ajankäyttöään haluaa mitata. Jollekin koti tai lemmikkieläin voisivat olle omia yläkäsitteitä. Näiden kattokäsitteiden jälkeen työn voi jakaa kahdelle alemmalle tasolle:

Näin ajankäytön voi jakaa osiin.
Näin ajankäytön voi jakaa osiin.

Kokeeni jälkeen totesin fiksuimmaksi vaihtoehdoksi jakaa matkustusajan sille tehtävälle, jota varten matka on tehty. Jos käyn kaupassa tullessani koulusta kotiin, kohdistetaanko matka-aika kotitöihin vai koulumatkaan? Itse laittaisin ensimmäisen koulu-kauppa pätkän koulumatkoihin ja kauppa-koti välin kotitöille. Matka-ajankin voi käyttää ”hyödyksi”, joten kirjan lukeminen junassa menisi kohtaan Minä > Lukeminen > Hömppä.

Yleiset yläkäsitteen alle tulee ainakin syöminen ja nukkuminen, koska ne tehdään joka tapauksessa. Entäs, jos ruokailu tapahtuu juhlatilaisuudessa? Merkitäänkö käytetty aika illanviettoksi kavereiden kanssa vai ruokailuksi? Tässäkin pitää miettiä kontekstia siltä kantilta, oletko ensisijaisesti pitämässä hauskaa kavereiden kanssa vai täyttämässä päivittäistä kalorikiintiötäsi.

Yhteenveto

Tässä blogissa käsiteltiin sitä, kuinka voi mitata ajankäyttöäsi ja hahmottaa osa-alueita, joista voit säästää aikaa. Seuraavassa osassa laitetaan tehtävien hallinta kuntoon.

Jätä kommentti