AjanhallintaItsensä johtaminen

Ajankäytön hallinta – Tehtävälista tyhjäksi

Todo-käytännöt

Blogisarjassa kerrotaan kokemuksia ja vinkkejä ajanhallinnasta, kalenterin käytöstä ja tehtävälistoista. Täältä löydät kaikki ajanhallinnan blogisarjan jaksot.

  1. Mihin sinä käytät aikasi?
  2. Kalenterin täyttäminen
  3. Tehtävälista tyhjäksi
  4. Tosielämän haasteet
  5. Yhteenveto

Tehtävälistan tyhjentäminen on pyhä asia.

Mielessäsi on yksi pieni homma. Päähäsi nimittäin pulpahtaa, että sinun pitää maksaa kaverille yhteisesti ostettu synttärilahja. Juuri nyt. No eipä hätää, hoidetaan homma! Menet verkkopankkiin ja huomaat, että sinulla ei olekaan kaverisi tilinumeroa. Onneksi se löytyy kätevästi Facebookista yhteisestä ryhmästä. Kirjaudut sisään ja huomaat vaistomaisesti saaneesi muutaman viestin ja ilmoituksen. Pirkko on laittanu chatin soimaan ja Hanski on ehdottanut kimmpakyytiä huomiselle. Avaat kalenterisi katsoaksesi onko sinulla huomenna auto käytössä, kun muistat, että auton katsastus pitäisi varata. Yksi homma on äkkiä eskaloitunut ties kuinka moneksi, eikä loppua näy.

Missä mentiin vikaan?

Prosessi kuntoon

Hommia ei hoideta silloin, kun ne tulee mieleen. Ne laitetaan tehtävälistalle odottamaan käsittelyä. On todella harvinaista, että asia pitäisi hoitaa juuri silloin, kun se putkahtaa mieleen – ajankäytön optimointi edellyttää tiettyä kurinalaisuutta. Jos tarkoituksena oli tarkistaa tilinumero, miksi piti mennä klikkaamaan punaisena kirkuvaa ilmoituspainikeetta?

Tehtävälistan voi halutessaan jakaa vielä pienempiin osiin selkeyden vuoksi ja itse käytän samaa ylätason jaottelua kuin tämän blogisarjan ensimmäisessä osassa: Työt, Urheilu, Kaverit

Nykyään pyrin varaamaan päivästä noin puolen tunnin välin, jolloin ensin luen sähköposti- ja Facebook-viestini yksi kerrallaan ja merkkaan tarvittavat toimenpiteet tehtävälistaan. En siis vastaa vielä yhteenkään sähköpostiin kuin korkeintaan ”ok”. Tehtävälistoille osoitetun puolituntisen tulisi olla pyhää aikaa, joka on merkitty kalenteriin ja jonka päälle ei varata kokousta, puhelinsoittoa tai muutakaan hommaa.

Tehtävälistan purkaminen
Investoimalla 30 minuuttia suunnitteluun, saavutat valtavia etuja tehokkuudessasi.

Seuraavaksi tyhjennän todo-listani. Kyllä, tämä tarkoittaa sitä, että todo-listani on tyhjä joka päivä kertaalleen.  Optimaalisin tilanne on ajoittaa listan siivousoperaatio heti lounasajan jälkeen, jolloin tiedän, että pystyn merkkaamaan osan hommista kalenteriin vielä samalle iltapäivälle. Jokainen listalle vuorokauden aikana kertynyt tehtävä käsitellään yksitellen. Tehtävälle voidaan tehdä jokin seuraavista:

  1. Merkitään tehdyksi, jos homma on jo ratkennut
  2. Maks 5 minuuttia kestävä tehtävä voidaan tehdä heti
  3. Merkitään kalenteriin

Eli kantava idea on se, että jokainen tehtävä merkitään kalenteriin. Ongelmaksi voi muodostua se, että kalenteri on jo täynnä tulevina päivinä ja tehtävä tekisi mieli jättää notkumaan listalle. Sehän on pahinta itsensä huijaamista! Ei aikaa tule lisää sillä, että asialta sulkee silmänsä. Tiukassa tilanteessa muita kalenterimerkintöjä voi siirtää tai jättää osan tehtävistä tekemättä, jolloin kyse on joko priorisoinnista tai vaatimustason laskemisesta. Menetelmä on raaka, koska se paljastaa karulla tavalla, jos yrität tunkea kalenterisi liian täyteen.

Koska menetelmällä huomaa nopeasti, että pystyt tekemään paljon vähemmän kuin olit luullut, on todo-listaa tyhjentäessään pakko alkaa miettimään, onko kyseinen tehtävä a) Välttämätön b) Pakko tehdä nyt heti. Yllättävän usein vastaus molempiin on ei. Yritän ajaa tätä ajattelumallia myös asiakkailleni, eli kyseenalaistan, onko projektin aikataulu todella niin kiireellinen kuin he ovat ajatelleet.

Älä unohda alkulämmittelyä!

Entäpä tällainen tilanne? Olet hankkimassa uutta polkupyörää, ja olet varannut kalenteristasi puolituntia siihen, että saat tilattua fillarin verkkokaupasta. Alat Googlaamaan vaihtoehtoja ja huomaat nopeasti, että selaillessa on mennyt tunti ja seuraava kalenterimerkintä puskee päälle. Meinaat myöhästyä tapaamisesta ja dominoefekti on valmis. Mikäs nyt meni vikaan?

Tältä tuntuu, kun miettii fillarinhankintaa liikaa.
Tältä tuntuu, kun miettii fillarinhankintaa liikaa.

Lähes kaikki suorittava tekeminen vaatii jonkinlaista valmistelua. Suorittavaan tekemiseen kuluvaa aikaa on suhteellisen helppoa arvioida, kuten se, että saat kirjotettua verkkokaupassa nimesi ja osoitteesi lomakkeeseen puolessa tunnissa. Hankalampaa on kuitenkin arvioida sitä, kauanko menee, että saat tehtyä päätöksen pyörän ostamisesta, jos olet edes tiedostanut, että siihen on varattava aikaa. Laittaessasi tehtäviä listalta kalenteriin varaa aikaa sekä valmisteluun, päätöksentekoon ja asioiden selvittämiseen, että varsinaiseen toteutukseen.

Eli selvitä ensin mitä teet ja sitten tee se. Hyvä puoli on myös se, että kun muutaman kerran olet varannut kaksituntisen kalenterista selvittääksesi onko pyörän tuumakoko oltava 24 vai 26 ja onko vaihteita oltava 18 vai 21, saatat todeta, että eihän sillä ole mitään väliä.

Erota muistiinpanot ja tehtävälista

Tässä vaiheessa on hyvä ottaa kantaa yleiseen virheeseen tehtävälistoissa. Todo-listoihin ei tehdä muistiinpanoja! Muistiinpanoja varten suosittelen omaa sovellusta. Muistiinpano-osastoon kuuluu esimerkiksi velkalistan kerääminen, josta näkee, että nyt ollaan Minnalle velkaa 10 euroa taksista ja Sepon pitäisi maksaa 50 euroa synttärilahjasta. Tällaiset maksut eivät yleensä ole kiireellisiä, eli ne voi hoitaa silloin, kun muistaa katsoa muistiinpanoja seuraavan kerran. Eli: jos tehtävällä ei selkeää deadlinea, se on muistiinpano. Velkojen maksullekin voi toki merkitä kalenteriin kuukausittain toistuvan muistutuksen.

2 thoughts on “Ajankäytön hallinta – Tehtävälista tyhjäksi

  1. Hyvä alku, mutta myös melko yksinkertaistettu. Itse olen kanssa pyrkinyt tätä harrastamaan jo muutaman vuoden ja outlookin task -listasta ja kalenterimerkinnöistä tyyliin ”käy kaupassa” on tullut hyviä ystäviä. Osaa tehtävistä ei kuitenkaan pysty eikä välttämättä pidä aikatauluttaa. Hyvänä esimerkkinä juuri pyörän osto, jota käytit tekstissäkin. Sitähän ei vain voi tietää kauanko valintaan menee.

    Sama ilmenee monissa koulu/työ tehtävissä, joissa aikaa kuluu selvittelyyn. Voit päättää, että käytät 2h johonkin tehtävään, mutta et voi päättää paljonko saat tehdyksi sinä aikana.

    Tämä ilmeisesti menee myös osaksi aikatauluttomia tehtäviä. Kuitenkin itse olen huomannut, että esim tälläiset tehtävät tekee aikataulunhallinnasta melkoisen taiteenlajin.

    Toinen kova haaste on tietenkin itsekuri. On melko vaikea aikatauluttaa niitä päiviä kun ei vaan jaksa olla tehokas 😉

    1. Kiitos kommentista Olli ja pahoittelut, että se hautautui puoleksi vuodeksi satojen viagraspämmien sekaan… Olet ihan oikeassa siinä, että olen koittanut tehdä yleispätevää teoriaa asiasta, jossa täydellisyyteen ei oikeasti voi päästä. Itsekurista olen sitä mieltä, että se on vain väliaikainen polttoaine ja mikään pysyvä ratkaisu ei voi perustua tahdonvoimaan.

Jätä kommentti