AsiakasprojektitTyö

Pipedrive-CRM-käyttöönotto – Asiakasprojekti

Pipedrive-asiastietojärjestelmän käyttöönottaminen on ollut ehdottomasti työläin tekemäni projekti. Pipedrive-järjestelmä on käyttäjälle todella yksinkertainen ja toimiva, mutta käyttöönotossa on aina omat haasteensa, jotka eivät edes liity valittuun järjestelmään.

Projektin työteliäisyys liittyi laajaan roolini ja kevyemmäksi kuvittelemaani työmäärään.

Toimenkuvani oli toimia projektipäällikkönä tai ulkopuolisena konsulttina, eli vastata käyttöönoton valmistumisesta ajoissa ja varsinaisesta toteutuksesta.

Käsitteistöä ei määritelty riittävällä tasolla

Alkuperäisestä kuvauksesta ymmärsin kyseessä olevan suhteellisen suoraviivainen tiedonsiirto vanhasta asikastietojärjestelmästä uuteen. Tämän vuoksi myös työtunnit suunnilleen kolminkertaistuivat alkuperäisestä arviosta. Vaikka kokeneempi tekijä olisi voinut selviytyä vähemmillä tunneilla, suureen tuntimäärään vaikutti myös alkuperäisen tarpeen ulkopuolelta tulleet tehtävät.

Suurin syy projektin kuormittavuuteen oli, että käsitteistöä ei määritelty riittävällä tasolla. Puutteellinen määrittely johti korjauksiin jälkikäteen. Tästä voin syyttää paljolti omaa kokemattomuttani. Esimerkiksi huomasimme vasta tietojen tuonnin jälkeen, että sama henkilö oli aikaisemmassa järjestelämässä voinut olla useaan kertaan.

Pipedriven logiikalla henkilö tulisi tuoda vain kertaalleen.

Datan tuontiin käytetyt työkalut hidasteena

Latasin datan vanhasta asiakastietojärjesetelmästä, muokkasin ja yhdistin dataa ostettujen asiakastietojen kanssa ja latasin uuteen CRM:ään.

Tietojen muokkaamiseen käytin pääasiassa Microsoft Excelin Power Query-lisäosaa, mutta datan manipulointiin tuli kokeiltua mitä erilaisimpia taikatemppuja. Joitakin toimintoja automatisoin Javascsriptilla ja toisinaan saatoin käyttä Regular Expressions-lausekkeita vaikeiden Power Query-kaavojen muokkaamiseen.

Jos tekisin projektin nyt uudestaan, käyttäisin aivan eri työkaluja. Erityisesti Excelin hitaus ”isojen” datamäärien käsittelyssä muodostui pullonkaulaksi. Siitäkin huolimatta, että puhutaan vain tuhansista kirjauksista.

Integrointi Pipedriveen on helppoa, mutta yllätyksiä tulee silti

Lisähaasteita tuotti Pipedriven toimintojen opettelu. Vaikka järjestelmä on käyttäjälle todella yksinkertainen, käyttöönotossa pienimmätkin yksityiskohdat merkitsevät. Huomioitavat asiat liittyvät yleisellä tasolla tiedon ja käsitteistön mallintamiseen. Pipedrivesta en löytänyt teknisiä puutteita, ja esimerkiksi datan tuominen oli tehty todella helpoksi.

Käyttäjätilien ja Google Appsien, ja kalenterin integroiminen oli lastenleikkiä. Nykyään integraatioita muihin sovelluksiin on huomattavasti enemmän, ja ne saa käyttöön muutamalla klikkauksella.

Käsitteiden määrittely herätti kysymyksiä jälleen, kun sähköpostijärjestelmä Mailchimpia oltiin liittämässä Pipedriveen. Pipedriven ja Mailchimpin käsitteistön, kuten ”organisaatio” tai ”yhteyshenkilö” tulisi olla yhteneväisesti määritelty.

Pipedriven ja Mailchimpin välillä ei ollut valmiina kaksisuuntaista integraatiota eikä integraatioalusta Zapier taipunut tehtävään, joten kahden tietojärjestelmän väliseen liikenteeseen täytyi löytää kiertotie valmista integraatioratkaisua odotellessa. Data päätettiin tuoda kerran kuussa Pipedrivesta Excel-tiedostoon, ajaa automatisoitu skripti ja viedä käsitelty tiedosto Mailchimpiin.

 

Muokattu 12.2.2019. Lisätty väliotsikot ja täsmennetty projektin haasteiden syitä. Vertailtu toimintatapoja ja Pipedrivea nykyhetkeen.

Jätä kommentti