AsiakasprojektitTyö

Pipedrive-CRM-käyttöönotto – Asiakasprojekti

Pipedrive-asiastietojärjestelmän käyttöönottaminen on ollut ehdottomasti työläin tekemäni projekti. Toimenkuvani oli toimia projektipäällikkönä tai ulkopuolisena konsulttina, eli vastata käyttöönoton valmistumisesta ajoissa ja itse operatiivisesta toteutuksesta.

Alkuperäisestä kuvauksesta ymmärsin kyseessä olevan suhteellisen suoraviivainen tiedonsiirto vanhasta asikastietojärjestelmästä (CRM:stä) uuteen. Tämän vuoksi myös työtunnit suunnilleen kolminkertaistuivat alkuperäisestä arviosta, joten oli reilua, että laskutus oltiin sovittu tuntiperusteiseksi.

Prosessi saattaa kuulostaa näin kerottuna helpolta, mutta todellisuudessa se vei kymmeniä tunteja: latasin tiedot vanhasta asiakastietojärjesetelmästä, muokkasin ja yhdistin dataa ostettujen asiakastietojen kanssa ja latasin uuteen CRM:ään. Tietojen muokkaamiseen käytin pääasiassa Microsoft Excelin Power Query-lisäosaa, mutta erilaiseen data manipulointiin tuli kokeiltua mitä erilaisimpia taikatemppuja. Joitakin toimintoja automatisoin Javascsriptilla ja toisinaan saatoin käyttä Regular Expressions-lausekkeita vaikeiden Power Query-kaavojen muokkaamiseen.

Tähän lisähaasteita tuotti Pipedriven toimintojen opettelu. Käyttäjätilien ja Google Appsien integroiminen oli lastenleikkiä, mutta esimerkiksi tietojen tuontiin liittyvät yksityikohdat meinasivat viedä yöunet. Tietojen organisointi herätti kysymyksiä siinä vaiheessa, kun sähköpostijärjestelmä Mailchimpia oltiin liittämässä Pipedriveen. Asiakastietojärjestelmässä sama henkilö saattoi esiintyä eri titteleillä useaan kertaan, mutta Mailchimpin puolella sama logiikka ei toiminut. Dataa oli siis jumpattava uudelleen CRM:n puolella.

Pipedriven ja Mailchimpin välillä ei ollut valmiina kaksisuuntaista integraatiota eikä integraatioalusta Zapier taipunut tehtävään, joten kahden tietojärjestelmän väliseen liikenteeseen täytyi löytää kiertotie. Valmista integraatioratkaisua odotellessa homma päätettiin hoitaa tuomalla data Excel-tiedostoon, muokkaamalla hieman ja viemällä toiseen järjestelmään tietyin väliajoin.

Jätä kommentti