Ohjelmistot

Kannattaako CRM-järjestelmään tuoda kaikki vanha myyntidata?

Kannattaako CRM-järjestelmään tuoda kaikki vanha myyntidata? Jos ei, minkä datan voi jättää tuomatta hyvällä omallatunnolla? Esimerkkejä Pipedrivesta.

Olen ollut konsultoimasssa jo melkoisen monelle asiakkaalleni Pipedrive-asiakastietojärjestelmän käyttöönottoa.

Olennaiseksi kysymykseksi on aina noussut, kannattaako kaikki data tuoda vanhasta järjestelmästä uuteen? Ja jos vain osa datasta tuodaan, mikä on olennaisinta tietoa?

Tässä on kirjoituksessa parhaat tärpit oikean datan tuomiseksi uuteen asiakastietojärjestelmään.

Palveleeko data myyntityötä vai analytiikkaa?

Ensimmäisiä kertoja CRM-järjestelmiin tutustuessani halusin tuoda järjestelmään kaiken mahdollisen datan. Sähköpostit, kalenterimerkinnät, asiakkaat, myyntimäärät jne… Tämä ei välttämättä ole järkevää, tarpeellista tai järjestelmämigraatioon käytettävän ajan kannalta tehokasta.

Yksi kysymys nousee ylitse muiden, kun päätetään, mitä olemassa olevaa myyntidataa CRM-järjestelmään tuodaan: Palveleeko data myyntityötä vai analytiikkaa?

Prioriteettilistan kärkipäässä tulisi olla se data, joka palvelee myyjän arkea. Esimerkiksi suunnitellut aktiviteetit. Myös historiadata, kuten muistiinpanot asiakkaista voivat olla merkittäviä myyntityön kannalta.

Migraatiossa voidaan haluta säilyttää dataa myös analytiikkaa varten. Esimerkiksi halutaan nähdä menneiltä vuosilta myyntimäärien kuukausikohtaisia keskiarvoja. Tällainen tilastointia palveleva data on yleensä toissijaista ja vähemmän kiireellistä, koska se ei estä myyntityön jatkumista järjestelmävaihdon yhteydessä.

Asiakkaiden tuominen CRM-järjestelmään

Asiakasyritykset ja yhteyshenkilöt ovat tietenkin avainasemassa CRM-järjestelmässä. Useimmista järjestelmistä löytyy käsitteet ”organisaatio” ja ”yhteyshenkilö”, joten datan tuominen on tältä osin suoraviivaista. Organisaatiot ja yhteystenkilöt kannattaakin tuoda kaikki, mikäli tähän ei ole erityistä estettä.

Toisaalta voi miettiä, kuinka olennaisia on tuoda asiakkaita, joille ei takuuvarmasti tehdä enää kauppaa. Vanhentuneet tiedotkin, esimerkiksi y-tunnukset, voivat aiheuttaa ongelmia. Toisaalta joissain tapauksissa voi olla helpointa tuoda kaikki asiakkaat kerralla.

Tehtyjen kauppojen tuominen CRM-järjestelmään

Tilastoinnin, raportoinnin ja analytiikan näkökulmasta tehtyjen ja suunnitteilla olevien kauppojen tuominen CRM-järjestelmään on tärkein asia.

Tärkeintä on pysyä perillä avoinna olevista myyntiprojekteista. Historialliset myynnit ovat epäilemättä tärkeitä asiakashistorian näkyvyyden kannalta. Meneet myyntitapahtumat kannattaa ehdottomasti tuoda CRM-järjestelmään, jos mahdollista.

Sähköpostien tuominen CRM-järjestelmään

Sähköpostiviestihistorian tuominen CRM-järestelmään on yleisesti ottaen hyvä idea. Sähköpostit sisältävät paljon tärkeää myyntitietoa, joka ei välttämättä ole jäänyt ihmismuistiin.

Sähköpostien tiedot pyrkisinkin tuomaan mahdollisimman kattavasti nykyisistä asiakkaista ainakin lähihistoriasta. Toisaalta voi olla riittävää, jos sähköposteja pääsee tarvittaessa lukemaan sähköpostilaatikosta, vaikka niitä ei tuotaisi asiakastietojärjestlemään.

Vanhojen sähköpostien tuonti voi olla haastavaa joihinkin järjestelmiin, minkä vuoksi sähköpostien kimppuun ei kannata käydä ensimmäisenä.

Kalenteritapahtumien tuominen CRM-järjestelmään

Kalenteri on tarkoitettu ensisijaisesti tulevaisuuden suunnitteluun.

Siksi en olisi liian huolissani, jos menneiden aktiviteettien tuominen uuteen CRM-järjestelmään aiheuttaa merkittävää lisätyötä. Sovitut tulevat tapaamiset ovat ensisijaisia.

Tietenkin kalenterimerkinnätkin voivat sisältää olennaista tietoa asiakkuuden historiasta. Mutta suosittelen harkitsemaan, mikä on välttämätöntä tapahtumadataa, ja mikä ei.

Dataa menetetään aina CRM-migraatiossa

CRM-järjestelmät harvoin ovat 100-prosenttisesti samanlaisia. Erilaisten tietomallien vuoksi dataa usein menetetään tai sitä ei voida hyödyntää entiseen tapaan.

Ehkä vanhassa järjestelmässä oli projekteja, joita pystyi jakamaan vielä aliprojekteihin. Uudessa järjestelmässä on vain käsite ”projekti”, joten vanhat aliprojektit täytyy luultavasti nimetä ja jäsennellä uudelleen.

Tai vanhassa CRM-järjestelmässä oli käsite ”tarjoukset”, mutta uudessa ei. Eräässä käyttöönottoprojektissa tilanne ratkaistiin muuntamalla tarjoukset muistiinpanoiksi. Muistiinpano on vain pötkö tekstiä, joten tarjouksia ei voitu enää suodattaa tai lajitella tarjouksiin liittyvien ominaisuuksien perusteella. Menetelmä kadotti osan datan rakenteesta, mutta se oli tilanteessa tyydyttävä ratkaisu.

Päätökset voivat vaatia luovuutta, ja pienten skriptien avulla työtä voidaan automatisoida merkittävästi alhaisin kustannuksin.

Kaikkea dataa ei kannata automaattisesti tuoda. Mieti, mikä on olennaista lähitulevaiuusden myynnin kannalta, ja priorisoi sen mukaan. Pitkän aikavälin tarpeet liittyvät enemmän juuri raportointiin mahdollisimman kattavan historiallisen myyntidatan tuomiseen.

2 thoughts on “Kannattaako CRM-järjestelmään tuoda kaikki vanha myyntidata?

  1. Kiitos mielenkiitoisesta kirjoituksestasi CRM-järjestelmistä. Digitaalisten ratkaisujen käytön yrityksessä tulisi olla helppoa ja on tosiaan hyvä kysymys, mikä on datan migraatiossa olennaisinta. CRM järjestelmän lisäksi, ystäväni on myös etsinyt ammattimaista, yrityskäyttöön sopivaa PDF-muokkausohjelmaa.

    1. Hyvä jos teksti upposi.

      Ystävälläsi taisi käydä sikäli tuuri, että nimeesi linkitetty kotisivusi tarjoaa työkaluja kyseiseen tarpeeseen.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *