Työ

Diplomityö 3 kuukaudessa ja 150 tunnissa – Näin se tehdään

Diplomityö valmis. Kuva otettu Tampereen teknillisen yliopiston Festian portailta Kampusareenalle päin.

Ensimmäiset askeleeni diplomityöni tekemiseksi otettiin syksyllä 2015, eli puolitoista vuotta sitten. Ainakin yhteen yritykseen muistan soittaneeni ja kyselleeni diplomityöpaikasta, mutta en koskaan päätynyt edes laittamaan hakemusta. Löysin arkistoistani marraskuussa 2015 toiseen mahdolliseen diplomityöpaikkaan laittamani hakemuksen, mutta totesin jo työhaastattelussa, että firma ja tarjottu diplomityön aihe eivät olisi minua varten.

Tässä blogissa kerron, kuinka toisella yrittämälläni sain diplomityöni nollasta kansien väliin 3 kuukaudessa käyttäen vain 150 työtuntia.

Alkuvuodesta 2016 marssin Tampereen teknillisellä yliopistolla tuotantotalouden laitoksen henkilökunnan juttusille aikeenani kirjoittaa diplomityö autoetnografisena pitkittäistutkimuksena. Eli suomeksi sanottuna päiväkirjana yrittäjän työhöni liittyen. Aihe ja idea kerettiin jo hyväksyä, mutta työrintamalla vastuullani olleen tietojärjestelmäprojektin läpivienti vei kaiken ajan ja energian kevään aikana.

Päätettyäni lähteä maailmanympärimatkalle syksyllä 2016 yhtenä ideana oli kirjoittaa diplomityö reissussa ollessani. En kuitenkaan enää koskaan tullut avanneeksi alkuvuodesta aloittamaani Word-tiedostoa.

Tässä blogissa kerron, kuinka toisella yrittämälläni sain diplomityöni nollasta kansien väliin 3 kuukaudessa käyttäen vain 150 työtuntia. Mainitaan sekaannusten välttämiseksi vielä se, että en ole ottanut koulusta diplomi-insinöörin papereita pihalle, vaikka vaadittu oppimäärä on kasassa.

Diplomityöstä, eli teknillisen yliopiston päättötyöstä, lisää tietoa Wikipediasta. Tästä voit ladata diplomityöni PDF-muodossa.

Tavoitteeni diplomityön suhteen

Diplomityö on laajuudeltaan 30 opintopistettä. Yhden opintopisteen ollessa 27 tuntia työn laskennallinen kokonaislaajuus on 810 tuntia. Tehokkaana työaikana tuntimäärä vastaa noin puolta vuotta kokopäivätyötä. Muiden työvelvoitteiden ja erilaisten haasteiden takia harva kuitenkaan pystyy tekemään diplomityötään tehokkaasti kahdeksaa tuntia päivässä, joten kalenteriaika venyy helposti puolta vuotta pidemmäksi.

Itselläni oli useita syitä naputella diplomityö kasaan paljon nopeammin. Ensimmäinen syy oli yksinkertaisesti se, että vakituisessa työsuhteessa olevana kuudennen vuoden opiskelijana jokainen päivä laskisi merkittävästi todennäköisyyttäni saada opintoni päätökseen. Vastuuta ja mielenkiintoisempia työtehtäviä tulisi todennäköisesti koko ajan enemmän, jolloin diplomityö jäisi helposti tekemättä. Irtaantuminen opiskelijaelämästä laskisi opiskelumotivaatiota.

Arvioin, että työn voisi saada päätökseen 3 kuukaudessa ja 300 työtunnissa. Se tarkoittaisi vajaata 4 tuntia työn edistämistä päivässä kuutena päivänä viikossa. Ei mitenkään mahdoton homma. Usein yritys tai yliopisto maksaa diplomityön tekemisen kokonaan, mutta omaan työnantajaltani olin saanut ”vain” 150 tuntia työaikaa käytettäväksi. Alkuperäisen tuntiarvioni mukaan ylimääräiset tunnit olisivat siis menneet omasta pussista. Toisaalta 150 maksettua tuntia on ruhtinaallinen määrä siinä mielessä, että työnantajallani ei akuuttia tarvetta työn tekemiselle ollut.

Toisena tavoitteenani oli saada vähintään arvosana kolme. Arvosteluasteikolla ykkönen on huonoin ja vitonen paras. Vaikka työ olisi tarkoitus saada nopeasti pois alta, en halunnut tehdä siitä niin kehnoa, että joutuisin katumaan myöhemmin. Vaikka työn laatutavoitteet olivat maltilliset, halusin löytää itseäni kiinnostavan aiheen, sillä arvelin suoriutuvani työstä nopeammin motivoituneena. Viimeisenä pyrkimyksenäni oli pitää työtapani kestävällä pohjalla. Päätin, että tietokone menee joka ilta kiinni ennen iltakymmentä myös kiireisempinä jaksoina riittävän yöunen takaamiseksi.

Diplomityön aloittaminen ja työtavat

Ihan ensimmäiseksi halusin selvittää, millaisia kokemuksia muilla oli diplomityön tekemisestä. Erilaisia työnseurantaan liittyviä ideoita ehdotettiin: artikkelipäiväkirjaa luetusta lähdeaineistosta, viikoittaista suunnittelua, työajan seurantaa ja niin edelleen. Mutta paras saamani ohje taisi kuitenkin olla neljän P:n sääntö: Perse penkkiin, paska pakettiin.

Suunnitelma oli selvä aloittaessani uudessa työpaikassani 27.2.2017. Ensimmäiseksi työlle täytyisi löytää aihe ja ohjaaja yrityksestä ja sen jälkeen tarkastaja yliopistoltani TTY:ltä. Ehkä hieman odotusteni vastaisesti diplomityön ohjaajan etsiminen jäi täysin omalle vastuulleni, mutta tässä tapauksessa siitä saattoi olla jopa etua. Muutamien sisäisten tapaamisten ja intraan tehdyn postauksen ansiosta tapasin työni ohjaajan ensimmäistä kertaa viikon päästä aloituksestani, eli 6.3.2017. Seuraavassa taulukossa on esitelty diplomityon eteneminen kokonaisuudessaan.

Diplomityön tekemisen tärkeimmät päivämäärät. Varsinainen työn tekeminen tapahtui välillä 16.3.2017-7.5.2017.
Diplomityön tekemisen tärkeimmät päivämäärät. Käytännön toteutus tapahtui aikavälillä 16.3.2017-7.5.2017.

Tavattuani ohjaajani osallistuin vielä samana iltapäivänä tapaamiseen, jossa päätimme työn aiheen: Hakemusten läpimenoaikaan vaikuttavat tekijät verkkopalveluissa. Työ tultaisiin tekemään Lupapiste-verkkopalvelusta, jossa nykyään yli 60% suomalaisista pystyy hakemaan rakennuslupansa. Tästä viikon päästä, eli 13.3.2017 tapasimme vuoden tauon jälkeen työni tarkastajan kanssa. Diplomityön aihe sai jälleen hyväksynnän ja pääsin kunnolla aloittamaan työn tekemisen.

Aikaisemmista työprojekteista tiesin, että eniten diplomityön kaltaista projektia tulisi hidastamaan monen ihmisen aikataulujen ja intressien yhteensovittaminen, ei niinkään itsenäinen tekeminen. Esimerkiksi haastatteluiden sopiminen, eri tahojen mielipiteiden kuuleminen ja tarkastajan kommenttien odottaminen. Aikatauluongelmien välttämiseksi halusin, että diplomityöni rakentuu analysoitavan tietoaineiston ympärille haastattelujen tekemisen sijaan. Lisäksi datan analysoiminen oli mielestäni hauskaa puuhaa ja pitäisi motivaatiotasoni korkeammalla. Kun saisin datan käsiini, työn valmistuminen olisi enää itsestäni kiinni. Pikkuhiljaa olin päätynyt asettamaan takarajakseni toukokuun lopun.

Työn etenemisen ja tehtävien seurantaan otin käyttöön Trellon, jossa siirtelin tehtäviä kortilta toiselle sitä mukaa, kun edistystä tapahtui. Saman olisi voinut tehdä ruutupaperilla tai millä tahansa tehtävälistasovelluksella.

Vetelin tehtäviä Trello-taulusta toiselle sitä mukaa, kun edistystä tapahtui. Diplomityön edistymisen seurantaa voisi tehdä millä tahansa tehtävälistalla.
Vetelin tehtäviä Trello-taulusta toiselle sitä mukaa, kun edistystä tapahtui. Diplomityön edistymisen seurantaa voisi tehdä millä tahansa tehtävälistalla.

Halusin seurata työn etenemistä jollakin konkreettisella mittarilla siitä huolimatta, että todellisesta työmäärästä minulla ei ollut aavistustakaan. Valitsin mittareikseni työtunnit, sanamäärän ja luettujen artikkeleiden määrän pitäen samalla mielessäni takarajani: toukokuun lopun. Työtuntien osalta tavoitteeni oli päästä alle 300 tunnin. Omaa aihettani vastaavasta toisesta diplomityöstä arvioin, että oman työni sanamääräkseni voisi tulla 20000. Mikäli lukisin yhden tieteellisen artikkelin kuutena päivänä viikossa, lähdeluetteloon kertyisi noin 80 lähdeviittausta. Näillä mittareilla arvelin saavani jonkinlaista konkretiaa työni edistymisen seuraamiseen. Alla on kahdelta ensimmäiseltä viikolta kuvaaja, jonka avulla seurasin diplomityöni etenemistä.

Seurasin diplomityön etenemistä tämän näköisellä kuvaajalla. Data kahdelta ensimmäiseltä viikolta. Suora musta viiva antoi vertailukohdan - esimerkiksi 31.3.2017 työstä piti tavoitteen mukaan olla valmiina reilu 20%. Vaalean sinisellä viivalla kuvattu Word-dokumentin sanamäärä osoittaa, että kahden ensimmäisen viikon aikana 20000 sanan tavoitevauhdissa pysyttiin hyvin. Tumman sininen käyrä osoittaa, että luetuissa artikkeleissa oltiin selvästi tavoitetta edellä. Punaisen käyrän osoittamat työtunnit sen sijaan pysyivät alle tavoitteen, mikä oli toivottua.
Seurasin diplomityön etenemistä tämän näköisellä kuvaajalla. Data kahdelta ensimmäiseltä viikolta. Suora musta viiva antoi vertailukohdan – esimerkiksi 31.3.2017 työstä piti tavoitteen mukaan olla valmiina reilu 20%. Vaalean sinisellä viivalla kuvattu Word-dokumentin sanamäärä osoittaa, että kahden ensimmäisen viikon aikana 20000 sanan tavoitevauhdissa pysyttiin niukasti. Kun sanamäärä oli maaliskuun viimeisenä päivänä noin 21% tavoitteesta, sanoja oli dokumentissa noin 4200. Tumman sininen käyrä osoittaa, että luetuissa artikkeleissa oltiin kahden viikon jälkeen selvästi tavoitetta edellä. Punaisen käyrän osoittamat työtunnit sen sijaan ovat pysyneet alle tavoitteen, mikä oli toivottua.

Diplomityön ajankäyttö

Ensimmäisenä tehtävänäni oli saada Lupapiste-palvelusta dataa, josta voisin analysoida järjestelmiin saapuvia rakennetun ympäristön lupahakemuksia. Aiempien tutkimushankkeiden ansiosta saatavilla oli valmiiksi siistissä muodossa dataa, jonka sain käsiini noin viikko aiheen päättämisen jälkeen. Alkoi toteutusjakso, joka kesti noin puolitoista kuukautta.

Kirjoittaminen vei selkeästi eniten aikaa – reilusti yli kolmasosan. Tietoaineiston tutkiminen ja analysointi oli eniten aikaa vienyt kategoria kirjoittamisen jälkeen. Tieteellisten artikkeleiden ja kirjallisuuden lukeminen vei odotuksiini nähden yllättävän vähän aikaa. Tosin useimpia tutkimuksia en lukenut kokonaan läpi, vaan poimin niistä vain pääkohdat. Lisäsin kirjallisuudesta tekemäni havainnot suoraan työhön valmiina virkkeinä.

Diplomityöhön käytetty aika tehtäväluokkien mukaan jaettuna. Tehtävät luokat ovat kirjoittaminen, tietoaineiston tutkiminen ja analysointi, suunnittelu, aineiston lukeminen, tarkastaminen ja tapaamiset.
Diplomityöhön käytetty aika tehtäväluokkien mukaan jaettuna.

Suunnittelu-kategoria sisälsi sellaiset asiat kuin viitehallintaohjelmiston asentamisen, VPN-yhteyden kanssa painimisen ja yleisten sähköpostien lähettelyn. Suunnittelu painottui erityisesti alkuun, kun taas tarkastaminen tapahtui aivan viimeisenä ennen työn palautusta. Tapaamisia oli kirjanpitoni mukaan kahdeksan. Tapaamiset olivat lähinnä tarkastajan ja ohjaajan kanssa.

Kokonaiskesto aiheen etsimisen aloittamisesta opintosuorituksen kirjaamiseen oli kolme kuukautta ja 11 päivää. Tasan 100 päivää. Tuntikirjanpitoni mukaan käytin diplomityön tekemiseen yhteensä 149,5 tuntia. Se, että tuntimäärä osui noin lähelle työnantajan kustantamaa 150 työtuntia, oli puhtaasti sattumaa, sillä arvioni oli ollut 300 tuntia. Mittasin ajankäyttöä puhelinsovelluksella noin vartin tarkkuudella per sessio.

Tämä kuva ajankäytöstä on liitetty tekstiin lähinnä mielenkiinnon vuoksi. Ruudukossa olevat luvut 1-8 kertovat, kuinka monena viikkona diplomityötä on tehty kyseisenä päivänä ja kellonaikana. Oikeassa sarakkeessa on keskiarvo aikaväliltä 7-22 ja alarivillä jokaisen päivän keskiarvo. Paras työntekoaika on selvästi ollut klo 13-18. Lauantaille ei ole osunut yhtään sessiota vapaa-ajan menojen vuoksi, mikä ei ollut etukäteen suunniteltua.
Tämä kuva ajankäytöstä on liitetty tekstiin lähinnä mielenkiinnon vuoksi. Ruudukossa olevat luvut 1-8 kertovat, kuinka monena viikkona diplomityötä on tehty kyseisenä päivänä ja kellonaikana. Oikeassa sarakkeessa on keskiarvo aikaväliltä 7-22 ja alarivillä jokaisen päivän keskiarvo. Paras työntekoaika on selvästi ollut klo 13-18. Lauantaille ei ole osunut yhtään sessiota vapaa-ajan menojen vuoksi, mikä ei ollut etukäteen suunniteltua.

Diplomityöni toteutus

Lisätietoa kiinnostuneille. Juttu jatkuu tämän laatikon jälkeen.

Tarkastajan kanssa käydyn keskustelun perusteella päädyimme hypoteettis-deduktiiviseen tutkimusmenetelmään. Käytännössä se tarkoitti sitä, että minun piti aiemmista aihepiirin tutkimuksista tehtyjen havaintojen perusteella asettaa oletuksia hakemusten läpimenoaikaan vaikuttavista tekijöistä. Hypoteeseja tutkittaisiin Lupapisteen datan avulla. Teorian tutkiminen oli tässä tapauksessa vain kulissi, sillä Lupapisteestä saatu data mahdollisti melko rajatusti vain tiettyjen asioiden tutkimisen.

Esimerkiksi yksi asettamistani hypoteeseista kuului näin: Hakemusten läpimenoaika on järjestelmän käyttöönottovaiheessa pitempi, koska järjestelmä ei ole vielä tuttu hakemuksen käsittelijöille. Läpimenoaika oli työssäni synonyymi hakemuksen käsittelyajalle.

Tutkin kolmea eri hypoteesia lineaarisella regressiolla, joka on yksi yleisimmin käytetyistä menetelmistä tieteellisissä tutkimuksissa. Vaikka data oli siistissä muodossa valmiiksi, tekstitiedostoissa tomitettu aineisto täytyi käsitellä oikeaan muotoon. Käytin datan käsittelyyn ja lineaarisen regression suorittamiseen R-kieltä, jota ajoin RStudio-ohjelmiston kautta.

Diplomityöntekijän haasteet

Vaikka olin menestyksekkäästi välttänyt haastatteluista aiheutuvan aikataulutusrumban, oli eri tahojen intressien välissä pujottelu omalla tavallaan haastavaa. Yrityksen talouslukuja seuraavien tavoitteena oli tietysti saada minut sovitusta diplomityölle osoitetusta tuntikiintiöstä huolimatta kiinni laskutettavaan asiakastyöhön.

Viesti oli se, että diplomityön kerkeäisi tekemään myöhemminkin. Ymmärsin kyllä liiketoiminnallisen näkökulman, mutta tiesin, että työ ei ikinä valmistuisi, jos sitä ei hoidettaisi pois alta niin pian kuin mahdollista. Työelämä imisi mukanaan, jos en pitäisi kiinni tavoitteestani. Uskon, että vastaavia tilanteita tulee muillekin, ja niissä kannattaa perustella oma tilanteensa niin, että toinenkin osapuoli sen ymmärtää. Työn ohjaaja ymmärsi tilanteeni hyvin, mutta ideoiden ristitulessa piti välillä laittaa jarrua päälle. Ihan jokaista ideaa ei ollut aikarajan puitteissa mahdollista toteuttaa.

Lisäksi työn oli tyydytettävä akateemiset vaatimukset, joita työn tarkastaja valvoi. Toisinaan yliopistolla työskentelevän työn tarkastajan ja yrityksen puolelta valitun ohjaajan palautteet olivat ristiriidassa keskenään. Näissä tilanteissa piti tehdä joskus hankaliakin päätöksiä. Tarkastajan ohjeen mukaan eteneminen olisi askel kohti valmista diplomityötä, kun ohjaajan palautteen toteuttaminen palveli diplomityötä liiketoiminnallisesta näkökulmasta.

Erityisen hankalaksi työn tekemisessä koin sen, kuinka harvoin sain palautetta. En missään nimessä syytä asiasta tarkastajaa tai ohjaajaani, koska tiedän heidän aikansa olevan rajallista. Saatoin kirjoittaa työtäni eteenpäin viikkojen ajan tietämättä tarkalleen, olenko oikeastaan tehnyt oikeita asioita. Samaan ilmiöön törmää oikeissakin asiakasprojekteissa usein, mikä ei ole missään nimessä toivottavaa.

Alla olevasta kuvaajasta nähdään hyvä esimerkki pitkän palautevälin haitoista. Huhtikuun 11. päivä sain diplomityöstäni ensimmäistä kertaa kunnollista palautetta tarkastajalta. Siis noin kuukausi ensimmäisen tarkastajan tapaamisen jälkeen. Kävi ilmi, että analyysimenetelmäni oli täysin tieteelliseen tutkimukseen sopimaton. Tapaamisen jälkeen päädyimme käyttämään lineaarista regressiota ja jouduin pyyhkimään pois merkittävän määrän tekstiä dokumentistani. Diplomityöni ei edennyt sanamäärässä mitattuna lähes kahteen viikkoon. Kokonaisuuden kannalta notkahdus oli pieni, mutta tuossa vaiheessa se oli iso takaisku diplomityön etenemiselle. Jos olisin tehnyt tutkimusta yhdessä kokeneemman kanssa, virhe oltaisiin voitu korjata välittömästi.

Diplomityön eteneminen dokumentin aloittamisesta tavoitteeksi asetetun toukokuun loppuun.
Diplomityön eteneminen dokumentin aloittamisesta tavoitteeksi asetetun toukokuun loppuun.

Todettakoon myös se, että diplomityön tekeminen ei ollut lainkaan niin selkeää ja suoraviivaista, kuin tästä jälkiviisaana kirjoitetusta blogista voisi ymmärtää. Työ eteni askel kerrallaan ja ilmassa oli koko ajan pientä epävarmuutta.

Tavoitteiden saavuttaminen

Työni laajuus jäi lopulta noin 60 prosenttiin alkuperäisestä arviostani, jos mittariksi otetaan sanamäärä ja lähteiden määrä. Työn lopullinen sivumäärä oli 47, mihin olen positiivisesti yllättynyt. Odotin sivuja tulevan korkeintaan 40. Arvosana tavoitekin saavutettiin: lopullinen arvosana oli 3. Kesäkuussa 2017 hyväksyttyjen seitsemäntoista tuotantotalouden diplomityön keskiarvo oli TTY:llä 3,47.

Diplomityön etenemisen seuraaminen erilaisilla mittareilla toimi ennen kaikkea motivaationa itselleni, eikä niinkään määrittävänä tekijänä työn tekemiselle. Tärkein mittari oli varmasti tehdyt työtunnit. Työtunnit jäivät lopulta noin 150:een, mitä pidän todella pienenä määränä. Tähän näen kolme merkittävää syytä.

Ensimmäinen syy työn valmistumiselle näin pienellä työmäärällä oli selkeä tavoite: Työ valmiina toukokuun loppuun mennessä arvosanalla kolme. Vaikka kiitettävä tai erinomainen arvosana olisivat kivoja, ne eivät tässä tapauksessa palvelleet tavoitettani. Eikä oikeastaan kenenkään muunkaan tavoitteita. Valmis diplomityö on parempi kuin ei diplomityötä ollenkaan.

Toinen tekijä oli priorisointi. Olin asettanut keväälle kaksi asiaa, joihin keskityn täysillä: tilastomatematiikan kurssin suorittaminen ja diplomityön valmiiksi saaminen. Tiesin, että nyt olisi viimeinen hetki, kun niiden suorittamiseen olisi minkäänlaista motivaatiota tai mahdollisuutta. Nämä kaksi strategista tavoitetta putkahtivat mieleeni aina, kun keskittyminen meinasi lipsua johonkin vähemmän tärkeään. Ajan vapauttamiseksi jouduin myös jättäytymään pois paristakin vastuutehtävästä. Kaikki päätökset eivät olleet helppoja, mutta priorisoinnin kannalta ne olivat välttämättömiä.

Kolmantena tärkeänä asiana pidän suorituskyvyn ylläpitämistä. Kovaa keskittymistä ja itsekuria vaativaa työtä ei pysty tekemään täydellä teholla ilman, että mieli ja keho ovat täydellisessä vireessä. Hyvän yöunen ja liikunnan merkitys oli kriittinen niinä päivinä, kun tulin töistä kotiin jatkamaan päivääni neljäksi tunniksi tilastomatematiikan kurssin harjoitustehtävien parissa. Tavoitteideni mukaisesti koneen kansi napsahti kiinni viimeistään iltakympiltä, mikä takasi riittävän unen. Lisäksi harrastin perusliikuntaa punttisalilla ja työmatkapyöräilyn muodossa. Voin rehellisesti sanoa, että jokainen tekemäni työtunti oli tehokas.

Yhteenveto

Diplomityön merkitys tekijälleen vaihtelee suuresti. Omalla kohdallani oltiin aivan toisessa äärilaidassa: Yksikään taho ei varsinaisesti hyötynyt työn tekemisestä. Työnantajalleni se oli kuluerä ja yliopiston puoleltakin tahtotilana on saada opiskelijoiden opinnot päätökseen mahdollisimman pian. Ammatillisessa mielessä diplomityö oli minulle rasite, sillä enemmän olisin pystynyt oppimaan asiakasprojekteista.

Toisaalta monille diplomityö voi tuoda merkittävääkin potkua uralle. Kun työ tehdään oikeaan tarpeeseen ja tekijällä on motivaatio kohdallaan, voidaan saavuttaa oikeasti merkittäviä tuloksia.

Jätä kommentti