Liiketoiminta

Excel-palvelu automatisoinut jo 20 yrityksen varastonhallintaa, tarjouslaskentaa, budjetointia ja raportointia

Yhteistyökumppanin kanssa hiotulla Excel-palveluiden toimitusprosessilla toteutettu kymmeniä Exceleitä työnseurantaan, projektinhallintaan, kustannuslaskelmiin, budjetointiin, tarjoustyökaluihin ja varastonhallintaan.

Noin puolitoista vuotta sitten tapahtui onnekas yhteensattuma.

Päätin lopettaa Excel-projektien tekemisen päätoimisen palkkatyön ohessa. Kaverini puolestaan oli perustanut yrityksen, jonka palveluihin Excel-ratkaisut olennaisesti kuuluivat.

Päätimme, että välitän Excel-toimeksiantoni kaverini tehtäväksi. Minulla oli markkinointikanava, hänellä aikaa ja osaamista toteutukseen.

Nyt yhteistyömme on tuottanut kymmeniä Excel-toteutuksia 20 eri asiakkaalle esimerkiksi varastonhallintaan, budjetointiin, tarjouslaskentaan ja raportointiin. Katsotaan tarkemmin.

Excel-toimitusprosessissa selkeä työnjako

Olen blogissani kirjoittanut avoimesti menneiden projektieni haasteista, esimerkiksi palkanlaskennan integraatioon ja erääseen tilausjärjestelmään liittyen. Itsekriittisyyteeni vedoten uskallan sanoa asiakkaidemme saaman hyödyn olleen erittäin korkealla uudessa Excel-palvelumallissamme.

Onnistumiseen on kaksi syytä.

Ensimmäinen on selkeä työnjako. Minä teen asiakashankintaa, yhteistyökumppanini vastaa toteutuksesta. Excel-kumppanini osaa pitää jalat maassa ja valita oikean työkalun oikeaan tarpeeseen. Omat toteutusideani ovat usein jo seuraavassa kehitysversiossa, mikä auttaa hamottamaan pitkän aikavälin tiekarttaa.

Toinen asia on keskittyminen Excel-ratkaisuihin yhden luukun periaateella. Tämä on olennainen muutos aiemmasta kaikkea dataan liittyvää kaikille-lähestymistavasta.

Jopa 90 prosenttia Excel-yhteydenotoista johtaa onnistuneeseen toteutukseen

Prosessi alkaa käytännössä aina Excel-yhteydenottolomakkeesta. Yhteydenotoista 80-90 prosenttia päätyy toteutukseen. Sivuston sisällön ollessa tarpeeksi asiapainotteista asiakas tietää, mitä on ostamassa.

Toteutuneissa Excel-urakoissa asiakkaat ovat pääosin olleet tyytyväisiä, ja yhteistyö on laajentunut myös muihin projekteihin.

Yhteydenotoista tulee välittömästi ilmoitus kännykkääni. Myös yhteistyökumppanini saa sähköpostin automaattisesti ja yleensä laitamme saman tien toisillemme WhatsApp-viestiä.

Valtaosaan yhteydenototoista olemme vastanneet 24 tunnin kuluessa. Asiakas saa vahvistusviestissä toimintaohjeet kiireellisiä tapauksia varten.

Excel-ratkaisuja budjetoinnista varastonhallintaan

Tähän asti toteutuneet Excel-toimeksiannot voidaan luokitella muutamaan eri kategoriaan.

Varastonhallinta Excelissä. Yleinen Excel-käyttötarve logistiikan osalta on varastosaldojen ja varastotilanteen seuranta. Asiakkaiden omalla termistöllä Exceliin on toteutettu esimerkiksi tilausmäärälaskuri ja hankintasuunnitelma.

Työnseuranta Exelissä. Tällaiset taulukot ja automaatio voivat liittyä esimerkiksi työmaan ja takuutöiden seurantaan tai työtyytyväisyyskyselyn tuloksiin. Hankeseurannan ja projektinhallinnan ratkaisut ovat paljon kysyttyjä.

Talouslaskelmat Excelissä. Kustannuslaskentaa ja budjetointia voidaan tehdä Excelissä vaikkapa tuotekohtaisesti. Sellainenkin Excel-tarve kuin korjausvelan määritys on tullut asiakkaamme talousosastolta.

Myynnin hallinta Excelissä. Excelillä on mahdollista toteuttaa kevyt CRM myynnin hallintaan. Tämä voi olla järkevää, jos sovellukseen halutaan saada nopeasti räätälöityjä ominaisuuksia kuten työkalu tarjouslaskentaan tai maksuerätaulukko.

Yllä lueteltuja sovellustarpeita toteutetaan Exceliin kaavoilla, muotoiluilla ja makroilla. Lopputulos on tapauksesta riippuen Excel-pohja johon tietoja syötetään, nappia klikkaamalla toimiva automaatio tai dataa visuaalisesti esittävä Excel-raportti.

Joissakin tilanteissa järkevintä on kouluttaa yrityksen toiminnon avainhenkilö käyttämään itsenäisesti vaikkapa Excel-kaavoja tai makroja. Tähän kategoriaan voitaneen luokitella myös henkilökunnalle laadittavat opetusmateriaalit.

Excel-ratkaisut parhaita sisäisen toiminnon tehostamiseen

Suurin osa asiakaskunnastamme ovat pieniä ja keskisuuria yrityksiä, mutta joukosta löytyy myös pörssiyritys. Isoissakin yrityksissä toimitaan rajatuissa tiimeissä ja Excel on yhtälailla ahkerassa käytössä.

Excel on hyvä alusta räätälöidyn sovelluksen toteuttamiseen pienen tiimin tarpeisiin, kun ominaisuuksiltaan ja hinnaltaan sopivaa tietojärjestelmää ei ole tarjolla. Tietojen pysyminen Excelissä mahdollistaa usein myös jatkojalostuksen kivuttomasti. Käyttäjä on suhteellisen helppo ymmärtää ja muokata dataa Excelissä.

Excel sen sijaan on huono tietojärjestelmää vastaavassa käytössä, jossa käsitellään käyttäjäkohtaista dataa ja vaadittaisiin sisäänkirjautumista. Esimerkiksi järjestelmä, jossa yrityksen asiakkaat tekevät ja hallitsevat tilauksiaan olisi hyvin vaikea tehdä Excelissä. Asiakkaat näkisivät toistensa tilaukset yhteisessä laskentataulukossa, mikä ei todellakaan olisi tarkoituksenmukaista.

Kun kyseessä on yrityksen sisäisen toiminnon automatisointi ja kehittäminen, Excel on tietyissä tapauksissa ketterä ja kustannustehokas alusta toimivan ratkaisun kehittämiseen.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *