Suositut blogikirjoituksetTietotekniikka

Gantt-kaavio Excelissä – Lataa pohja projektinhallintaan

Gantt-kaavio Excelissä. Käytä Gantt-kaaviota pohjana projektinhallinnassa, kun haluat samalla hyödyntää muita Excel-tietoja.

Gantt-kaavio on projektinhallinnassa käytetty työkalu, jonka avulla voidaan seurata eri vaiheiden kestoa ja päällekkäisyyksiä selkeällä visuaalisoinnilla. Yksinkertainen Excel-makro pitää huolen, että projektisuunnitelman aikajana näyttää aina oikean jakson! Huomioi, että makrojen takia et voi käyttää Excelin kumoa-toimintoa.

Lataa Gantt-Excel projektinhallintaan

Versio 1.0, 13.9.2015
Alkuperäinen versio.
Gantt Excel – Versio 1.0

Versio 1.1, 18.6.2018
Korjattu turhat virheilmoitukset.
Gantt Excel – Versio 1.1

Kysymyksiä ja vastauksia Gantt-kaaviosta Excelissä

Gantt-kaavio ei tue tällä hetkellä värien vaihtamista automaattisesti, vaan värit täytyy säätää normaaliin tapaan Excelin muotoiluvalikosta esimerkiksi seuraavien ohjeiden mukaisesti. Ohjekuvat suurenevat klikkaamalla.

Klikkaa mitä tahansa näkyvistä palkeista valitaksesi kaikki palkit. Voit klikata haluamaasi palkkia uudestaan, jolloin saat valittua vain yhden palkin. Klikkaa hiiren oikealla ja valitse valikosta ”Format Data Series” eli ”Muotoile arvosarjat”. Jos valitsit vain yhden palkin, teksti on ”Format Data Point” eli ”Muotoile arvopiste”. Ruudun oikeaan reunaan aukeaa muotoiluvalikko.

Klikkaa mitä tahansa näkyvistä palkeista valitaksesi kaikki palkit. Voit klikata haluamaasi palkkia uudestaan, jolloin saat valittua vain yhden palkin. Klikkaa hiiren oikealla ja valitse valikosta "Format Data Series" eli "Muotoile arvosarjat". Ruudun oikeaan reunaan aukeaa muotoiluvalikko.

Siirry oikealla olevan paneelin ämpäri-ikonista täyttöasetuksiin. Kenties yleisin vaihtoehto on valitan ”Solid fill” eli ”Tasainen täyttö” ja haluamasi väri väripaletista.

Kun joko yksi tai useampi palkeista on valittuna, siirry oikealla olevan paneelin ämpäri-ikonista täyttöasetuksiin. Kenties yleisin vaihtoehto on valitan "Solid fill" eli "Tasainen täyttö" ja haluamasi väri väripaletista.

Tältä näyttää, kun Gantt-kaavion kaikkien palkkien väri vaihdettiin.

Tältä näyttää, kun Gantt-kaavion kaikkien palkkien väri vaihdettiin.

Tältä lopputulos näyttää, jos vain yksi palkeista oli valittuna muotoiltavaksi.

Tältä lopputulos näyttää, kun vain yhden palkin väri vaihdettiin Gantt-kaaviossa.

1) Vaihda taulukon arvot päivämääristä luvuiksi.

2) Klikkaa Gantt-kaaviota hiiren oikealla. Klikkaa ”Format Plot Area” (Muotoile kaavioalue). Valitse sivupaneelista ”Horizontal Value Axis” (Vaakasuuntainen akseli tai jotain sinne päin). Vaihda minimiarvo, maksimiarvo ja arvojen väli niin, että projektin alku ja loppu mahtuu Gantt-kaavioon järkevästi.

Vaihda taulukon arvot päivämääristä luvuiksi. Klikkaa Gantt-kaaviota hiiren oikealla. Klikkaa "Format Plot Area (Muotoile kaavioalue). Valitse sivupaneelista Horizontal Value Axis (Vaakasuuntainen akseli tai jotain sinne päin). Vaihda minimiarvo, maksimiarvo ja arvojen väli niin, että projektin alku ja loppu mahtuu Gantt-kaavioon järkevästi.

3) Avaa samasta paneelista vielä Number-valikko (Lukumuotoilu tms) ja valitse lukumuotoiluksi Number (Numero)

Avaa samasta paneelista vielä Number-valikko (Lukumuotoilu tms) ja valitse lukumuotoiluksi Number (Numero)

Gantt-kaavion projektiin saa lisättyä tehtäviä lisäämällä taulukkoon uuden rivin.

Uuden rivin voi lisätä monin eri tavoin. Esimerkiksi klikkaamalla hiiren oikealla halumallaan rivillä ja valitsemalla Insert > Table Rows Above (Lisää > Rivi yläpuolelle). Tai raahamalla hiirellä pienestä nuolesta taulukon oikeassa alareunassa

Lyhyt vastaus

Käytä kaavaa 

=MAX(tblGantt[Start]+tblGantt[Duration])-MIN(tblGantt[Start])

Paina CTRL + SHIFT + ENTER pelkän ENTER sijaan, kun olet kirjoittanut kaavan.

Selitys

Voit tehdä samaan tai uuteen välilehteen kaavan, joka laskee projektin päättymispäivän ja aloituspäivän erotuksen. Projektin ensimmäinen päivä löytyy helposti etsimällä pienin arvo aloituspäivän sarakkeesta MIN( ) kaavalla.

Projektin viimeinen päivä on hieman haastavampi, koska siinä täytyy löytää suurin arvo aloituspäivän ja keston summasta. Se ei onnistu tavalliseen tapaan MAX( ) kaavalla.

Ratkaisu löytyy matriisikaavasta, joka käy annettua solualuetta rivi riviltä läpi, jolloin MAX( ) kaavassakin voidaan hyödyntää monimutkaisempia yhdistelmiä.

Esimerkkikaavassa tblGantt on taulukon nimi ja hakasulkujen sisällä on sarakkeen nimi. Vaihtoehtoisesti voitaisiin käyttää myös solualuetta, esim C3:C8.

Jos haluat välttää matriisikaavan käyttöä, voit myös tehdä päättymispäivälle apusarakkeen taulukkoon, josta maksimi voidaan laskea normaaliin tapaan.

1) Klikkaa hiiren oikealla jonkin päivämäärän kohdalta niin, että päivämääräakseli tulee valituksi ja valitse Format axis. Kannattaa klikata tarkasti päivämäärän kohdalta, koska helposti klikkaa jotain muuta taulukon elementtiä.

2) Oikealle aukeaa paneeli. Klikkaa pientä pylväskaavion kuvaa, eli Axis options.

3) Voit asettaa akselille minimi- ja maksimiarvot. Excelin päivämääräjärjestelmä alkaa vuoden 1900 alusta ja yksi päivä lisää juoksevaa numerointia yhdellä. Näin ollen esimerkiksi luku 43269 vastaa päivämäärää 18.6.2018. Desimaaliosa tarkoittaa kellonaikaa: Esimerkiksi 43269.25 on 18.6.2018 klo 06:00. Täällä lisää aiheesta päivämäärät ja kellonajat Excelissä.

4) Aseta väliviivojen tiheys Units – Major laatikosta. Esimerkiksi luku 30 tarkoittaa, että väliviivoja on kuukauden välein.

Joudut muokkaamaan taulukon rakennetta, joten tallenna Excel tavallisena xlsx-tiedostona. Alkuperäinen tiedosto on makroja sisältävä Excel-työkirja, eli xlsm-tiedostomuotoa.

Tiedosto > Tallenna nimellä > xlsx

Tämän jälkeen kuvaajan kokoa automaattisesti säätävät makrot eivät enää toimi. Se ei pitäisi olla iso ongelma.

Lisää taulukkoon kaksi uutta saraketta. Esimerkiksi Break (Tauko) ja Duration2 (Kesto2).

Klikkaa taulukkoa hiiren oikealla ja valitse Select data (Valitse tiedot). Varmista, että uudet sarakkeet näkyvät vasemman paneelin sarjoissa. Jos ei, lisää sarakkeet aiempien tapaa klikkamalla Add (Lisää). Poistu klikkaamalla Ok.

Luo uudet sarakkeet tauolle ja uudelle kestolla. Lisää sarakkeet kuvaaja tietoihin. Excel gantt-kaavio.

Jos tauko oli esimerkiksi vuoden mittainen, kirjoita Break-sarakkeeseen 365. Oletetaan tauonjälkeisen tehtävän kestoksi kuukausi, joten aseta Duration2-sarakkeen arvoksi 30. Mikäli mikään ei muuttunut kuvaajassa, klikkaile uusien palkkien oletetusta sijainnista. Palkit saattavat nimittäin olla läpinkäkyviä.

Kirjoita lukuarvot tauolle ja kestolle. Palkkien pitäisi ilmestyä itsestään gantt-kaavioon.

Klikkaa jompaa kumpaa uusista palkeista hiiren oikealla ja valitse Format data series (Muotoile arvosarja). Tauolle kannattaa valita läpinäkyvä väri ja Duration2-palkille vaikkapa sama kuin muissakin palkeissa.

Vaihda halutessasi gantt-kaavion värit vastaamaan alkuperäistä.

16 thoughts on “Gantt-kaavio Excelissä – Lataa pohja projektinhallintaan

      1. Hyvä malli… mutta käyttäjältä loppuu taito; yritän epätoivoisesti saada vaaka-akselille viikkonumeroita päivämäärien sijasta, mutta en onnistu. Saan jopa generoitua viikkonumerot oikein datataulukkoon, mutta kuvaajaan en niitä saa millään.

  1. Erinomainen ja yksinkertainen ottaa käyttöön! Kiitoksia.
    Miten värejä voi vaihtaa? Nyt kun Excelin automaattisilla työkaluilla koetan vaihtaa väriä, tulee myös ”alkuosa” aikapylväästä näkyviin, ts. se osa joka on ensimmäisestä päivämäärästä (vaaka-akselin ensimmäinen piste) Starttiin.

  2. Tää on hyvä mutta mites tuohon saa lisättyä noita tietueita tai taskeja… miksi niitä nyt sanotaankin 🙂

  3. Tuli vielä toinen asia mieleen, miten tai missä voisi näkyä projektin kokonaiskesto päivinä?

  4. JA vielä yksi asia, miten saan näkyviin aikajanassa omien tehtävieni aloituspäivät, kun nyt taitaa näyttää kolmen viikon välein.

  5. Moi, en onnistu lataamaan taulukkoa sivulta jostain syystä. Voisitko lähettää sen s postiini? Kiitos paljon!

    1. Moi, yksi syy voi olla vanha internet selaimen versio, tai esimerkiksi Internet Explorer-selain. Tai selain ei anna ladata makroja sisältäviä Excel-tiedostoja, koska niihin olisi mahdollista piilottaa myös haittaohjelmia.

      Lähetän tiedoston sinulle sähköpostilla.

  6. Hei, miten saisi saman tehtävän jatkumaan tauon jälkeen eli esim. kesällä 2019 ja uudelleen kesällä 2020?

Jätä kommentti