Tietotekniikka

Ilmainen CRM Excelissä – Lataa pohja

Lataa ilmainen CRM-pohja Excel-muodossa.

Moni ensimmäistä CRM-järjestelmää etsivä yritys haluaa lähteä liikkeelle ilmaisella vaihtoehdolla.

Asiakastietojen tallentamiseen soveltuva Excel tai Google Sheets on oivallinen tapa koeajaa pienen yrityksen myyntiprosessia varhaisessa vaiheessa.

Käytän esimerkeissä Pipedrive CRM:ää, koska se on itselleni tutuin.

Myyntiprosessi kuntoon ilmaisella CRM-Excelillä

Eräs asiakkaani oli kokeillut erilaisia CRM-järjestelmiä ja harkitsi jälleen uuden testaamista. Keskustelussamme avainasemaan nousi se, mitä hyötyä tietojen syöttäminen CRM-järjestelmään ylipäänsä toisi?

Totesimme, että ensisijaista olisi saada myyntiprosessi kuntoon. Eli asiakastiedot yhteen paikkaan ja myyntitiimi sitoutumaan yhteisiin toimintatapoihin.

Alkuun pääsisi ilmaiseksi Excel-taulukolla, joka toimii happotestinä. Mikäli asiakastiedot eivät löydä edes Excel-taulukkoon, tuskin CRM muuttaisi mitään.

Tiedot olisi helppo tuoda Excel-tiedostosta CRM-järjestelmään myöhemmin tavoitetason kasvaessa.

Missä vaiheessa Excelistä kannattaa siirtyä CRM:ään?

Excel tai Google Sheets soveltuvat rakenteltaan yksinkertaisen asiakasrekisterin ylläpitämiseen pienessä yrityksessä.

Tässä on tyyppillisimmät tapaukset, jolloin asiakastietojärjestelmän kuukausimaksusta alkaa saamaan vastinetta:

  • Yhdelle asiakkaalle tehdään useita kauppoja
  • Yksittäiselle asiakkaalle tai kaupalle kertyy runsaasti muistiinpanoja eri ajanhetkinä
  • Kaupan eri vaiheiden seuraaminen ja tulevien toimenpiteiden suunnittelu on hankalaa
  • Myyjille tarvitaan erilaisia valtuuksia ja näkyvyysasetuksia

Excelin käyttöliittymä vaatisi räätälöintiä useiden toisiinsa linkittyneiden kokonaisuuksien hallintaan.

Nykyään asiakaskeskusteluissa tuon esille, että systemaattisesti CRM-järjestelmään tallennetut asiakastiedot ovat kovaa valuuttaa myös sijoittajaa etsittäessä tai yritystä myytäessä. Toisin kuin myyjien päähän tallentunut tieto, CRM kerryttää yritykseen pääomaa, jonka arvo on mitattavissa.

Olennaista on ymmärtää, että ilman sitoutumista yhteisiin toimintatapohin mistään laskentataulukosta tai CRM:stä ei ole hyötyä.

Lataa ilmainen CRM-pohja

Lataa CRM-pohja tästä.

Kuvakaappaus CRM-pohjasta.
Kuvakaappaus CRM-pohjasta.

Excel-tiedosto on luotu Pipedriven tarjoamasta tietojen tuonnin mallipohjasta. Tiedoston voi tuoda myös Google Sheetsiin.

Muutama sananen tiedoston rakenteesta. Helpointa on, mikäli jokaisesta Organisaatiosta on vain yksi Henkilö.

Mikäli kirjaat useita Henkilöitä yhdestä Organisaatiosta, kirjaa mahdolliset Kaupat omille riveilleen vain yhdelle heistä.

Ainakin Pipedrive yksilöi Organisaatiot osoitteen mukaan, joten tämä tieto tulisi olla jokaisella rivillä. Henkilö yksilöidään sähköpostilla, puhelinnumerolla tai yrityksen nimellä.

Aktiviteettien osalta pohjaan kannattaa tallentaa vain seuraava suuniteltu tapahtuma, kuten puhelu tai tapaaminen. Muistiinpanoon voi tallentaa kaiken tarvittavan vapaamuotoisen tekstin.

Excel-pohja sopii vain yksinkertaisiin käyttötapauksiin. Kun organisaatiolla alkaa olla useita Henkilöitä tai Kauppoja, tai haluat aikatauluttaa useita tulevia Aktivitteetteja ja nähdä asiakashistorian aikajanalla, on aika ottaa oikea CRM käyttöön.

Excel-pohjan tuominen CRM-järjestelmään

Tietojen tuominen laskentataulukosta on helppoa useimmissa CRM-järjestelmissä. Yleensä Excelin sarakkeet pystyy yhdistämään haluamaansa CRM-järjestelmän kenttään.

Monissa asiakastietojärjestelmissä pystyy luomaan lisätietokenttiä, mikäli jotakin Excelin sarakkeista ei voi yhdistää valitsemasi CRM:n valmiisiin tietokenttiin.

Pipedriven tuontinäkymässä Excel-tiedoston sarakkeet pääsee yhdistämään Pipedriven tietokenttiin.
Pipedriven tuontinäkymässä Excel-tiedoston sarakkeet pääsee yhdistämään Pipedriven tietokenttiin.

Mitä CRM-järjestelmiä löytyy ilmaiseksi tai edullisesti?

Markkinoilta löytyy CRM-järjestelmiä sekä ilmaiseksi että edullisella kuukausimaksulla.

Esimerkiksi HubSpot CRM:n perusversio on ilmainen. Rajoituksena on mm. myyntiputkien määrä, lisätietokenttien määrä ja rajoitettu asiakaspalvelu. Hinnoittelu voi pompsahtaa yllättäen yksittäisen tarpeellisen ominaisuuden takia.

Pipedrive-asiakastietojärjestelmällä ei ole ilmaisversiota, mutta edullisin vaihtoehto alkaa 12,5 euron kuukausimaksusta. Pipedriven käyttäjäkohtainen hinnoittelu on helppo ymmärtää ja ominaisuudet on kerrottu selkeästi hintasivulla. Pipedrive-kumppanina pystyn tarjoamaan ilmaiseen kokeilujaksoon pidennystä.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *