Itsensä johtaminen

Näillä tehokeinoilla teen jokaisesta sekunnistani tuottavan

Tehokkuusvinkit tietotyöntekijälle

Tietotyöntekijän tehokeinoja, joilla nostat oman tehokkuutesi aivan uudelle tasolle. Vinkit on jaettu kategorioihin teknologia, työergonomia, työtavattyötehtävien automatisointi. Tehovinkkejä lukiessa kannattaa kuitenkin muistaa, että kolme on ylitse muiden: oikeanlainen treeni, lepo ja ravinto.

Teknologia

Äänikirjat ja podcastit

Äänikirjoja ja podcasteja voi kuunnella lenkillä, automatkalla tai tiskatessaan, eli ”turhistakin” askareista saa tuottavia. Jos äänikirjaa ei löydy luettuna versiona esimerkiksi Amazon Audible-sovellukseen, on mahdollista ladata sovellus, joka lukee PDF- tai ePub-tiedostoja ääneen. Itse olen käyttänyt UB Reader-sovellusta Androidilla.

Nopeutettu toisto

Monissa opetusvideoissa ja äänitteissä on mahdollisuus toistaa esimerkiksi 25% tai 50% normaalista nopeutettuna. Puheesta saa yleensä edelleen hyvin selvää, joten sisäistät saman asian lyhyemmässä ajassa.

Älylaitteen äänikomennot

Puhelimen tai tabletin äänikomennot eivät sovellu kaikkeen, mutta nopeuttavat tiettyjä toimintoja. Esimerkiksi Androidia voi ääniohjata tuplaklikkaamalla valikkopainiketta. Itse käytän erityisesti komentoa ”Set timer in ten minutes” – ”Start”, joka asettaisi ajastimen soimaan kymmenen minuutin kuluttua.

Langattomat bluetooth-kuulokkeet

Älylaitetta on huomattavasti helpompi käsitellä kuin johdollisten kuulokkeiden kanssa. Lisäksi kännykkän lataaminen on helpompaa samalla, kun kuuntelee musiikkia tai puhuu puhelimeen. Toimiva ratkaisu myös punttisalilla. Omat kuulokkeni on tilattu kansainvälisestä verkkokaupasta. Vajaalla 40 eurolla sai hyvin toimivan ratkaisun, jossa akku kesti suunnilleen päivän käytön.

Työergonomia

Työergonomian tarkoituksena on parantaa staattisesta työasennosta johtuvia hartiajumeja ja pääkipua. Vaikka ne helpottavat oireita, ainoaksi varmaksi keinoksi olen todennut tietokoneen käytön vähentämisen.

Kyynärtuet työpöydälle

Klipsuilla työpöytään kiinnitettävät kyynärtuet, jotka helpottavat hartioihin kohdistuvaa painetta. Käsien liikuttele hiiren ja näppäimistön välillä onnistuu yllättävän vaivattomasti liikkuvien nivelien ansiosta. Omani maksoivat kansainvälisestä verkkokaupasta 35€/kappale.

Pöytään kiinnitettävä käsituki
Pöytään kiinnitettävä käsituki.

Pystysuuntainen hiiri

Pystysuuntainen hiiri vaikuttaa yllättävän paljon käden asentoon. Kyynärpää tulee selkeästi lähemmäs vartaloa ja helpottaa merkittävästi hartioiden lihasjännitystä.

Sähkösäädettävä pöytä

Seisottava pöytä ei takaa itsessään hyvää ergonomiaa. Korsetti on pidettävä tiukkana, ettei ryhti valahda huonoksi. Alussa voi olla vaikeaa seisoa pitkiä aikoja, mutta seisomiseen tottuu nopeasti. Hyvä puoli on se, että sähkösäädettävän pöydän voi asettaa juuri optimaaliselle korkeudelle. IKEAsta noin 500€.

Työtavat

Tavaralistat

Kuinka usein huomaatkaan unohtaneesi treenikengät kassista tai eväsleipien ostamisen? Itse pidän vaatekaapin ovessa listaa, mitä tavaroita mihinkin pitää ottaa mukaan. Esimerkiksi treeneihin tai työmatkalle.

Tehtävälista

Kaikilla on omat käytäntönsä tehtävälistoihin, mutta oma tapani on dumpata tehtävälistaan kaikki mieleen tulevan ja säännöllisin väliajoin jatkokäsitellä tehtävät muistiinpanoihin, kalenteriin ja niin edelleen. Menetelmä on toiminut erinomaisesti.

Säännöllinen työaika

Myönnän olevani tässä tavattoman huono, mutta säännöllinen työaika on yksi tärkeimmistä työntekoa edistävistä tekijöistäpitkällä aikavälillä. Liian paljon työtunteja ajaa loppuunpalamiseen ja liian lyhyessä ajassa ei kerkeä tehdä tarpeeksi. Hyvä ohje on laittaa läppäri laukkuun vielä kun on intoa on jäljellä.

Työtehtävien automatisointi

Ei tarvitse osata paljonkaan koodaamista pystyäkseen automatisoimaan arkisia tehtäviä. Mutta mikäli koodi ei yksinkertaisesti ole sinun juttusi, niin skippaa tämä kohta.

Säännölliset lausekkeet

Säännölliset lausekkeet laajentavat normaaleja etsi ja korvaa toimintoja. Säännöllisiä lausekkeita voi hyödyntää esimerkiksi useissa tekstieditoreissa, kuten Notepad++:ssa. Voit esimerkiksi etsiä kaikkia sanan shampanja kirjoitusasuja pitemmän tekstin seasta yhdellä lausekkeella ja halutessasi korvata ne oikealla muodolla.

Zapier

Zapier on selainpohjainen integraatioalusta, jolla voi kytkeä palveluita toisiinsa ilman teknologista osaamista. Eli määrität mitä järjestelmässä B tapahtuu, kun järjestelmässä A on tapahtunut ensin haluamasi asia. Voit esimerkiksi tehdä tällaisen määrityksen: Asiakastietojärjestelmään lisätään uusi asiakas > Se listään samalla sähköpostijärjestelmääsi.

AutoHotKey

AutoHoteKey:lla voi automatisoida hiiren ja näppäimistön toimintoja Windowsissa. Olen esimerkiksi kopioinut AutoHotKey-skriptillä tietoa nettisivustolta. Käytännössä automatisoitu toiminto klikkasi vuorotellen listassa olleita linkkejä ja kopioi tiedot yhteen tiedostoon.

Excel VBA

Excelin toimintojen automatisointi. Excel VBA on koodikieleksi suhteellisen yksinkertainen oppia. Suosittelen ainoastaan omien työkirjojen automatisointiin.

Javascript

Javascriptilla voidaan automatisoida selaimen toimintoja. Esimerkiksi Chromessa Javascriptin voi kirjoittaa konsoliin, kun klikkaa hiiren oikealla ja valitsee ”Tarkista”.

Esimerkiksi Facebookissa näytetään vain uusimmat julkaisut, jonka jälkeen joudut selaamaan hiirellä alaspäin ladataksesi lisää. Sen sijaan, että käyttäisit kymmenen minuuttia sormijumppaan, muutama rivi Javascriptia voi tarjota sinulle ylimääräisen kahvitauon.

Javasctiptin hyödyntäminen edellyttää myös HTML-merkintäkielen perusasioiden tuntemista.

Omat kokemuksesi

Jätä kommentti. Millä keinoilla tehostat omia työpäiviäsi?

Jätä kommentti