Räätälöity Excel-raportti myyntitavoitteille Pipedrive-datasta

Pipedriven raporttieditori selaimessa. Sisäänrakennettuun raporttiin voi asettaa tavoitteen vain yhdelle jaksolle.

Sain yhteistyökumppaniltani SaaShopilta toimeksiannon räätälöidyn myyntiraportin tekemiseksi.

Pipedrive on Suomessa vahvan jalansijan saanut suosittu CRM-järjestelmä pienille ja keskisuurille myyntitiimeille. SaaShop on kauppapaikka ohjelmistolisenssien hallinnointiin.

Pipedriven myyntitavoitteiden raportointi

Pipedrivessa pystyy asettamaan myyjille myyntitavoitteita. Valitettavasti se onnistuu kätevästi vain yhdelle ajanjaksolle, joka on kuukausi, kvartaali tai vuosi.

Asiakas halusi kuitenkin seurata ja raportoida myyjien tuloksia kaikkien kolmen ajanjakson osalta.

Ilmeisesti tavoitteet useammalle jaksolle ovat tulossa mahdolliseksi lähitulevaisuudessa.

Excel-raportti Pipedriven myyntidatasta

Tätä varten tehtiin automaattisesti päivittyvä Excel-raportti. Prosessi toimi käyttäjän kannalta seuraavasti:

  1. Lataa Pipedriven myynnit Excel-tiedostoon tietokoneellesi
  2. Siirrä Excel-tiedosto oikeaan kansioon
  3. Avaa raportti-Excel (eri kuin Pipedrivesta ladattu Excel-tiedosto)
  4. Päivitä myyjien tavoitteita raportti-Excelissä, jos tarpeen
  5. Klikkaa raportti-Excelissä ”Päivitä tiedot”

Kansainvälisesti toimiva asiakas kirjasi myyntejä useassa eri rahayksikössä. Tätä varten raporttiin lisättiin myös mahdollisuus kirjata valuuttakursseja kuukausittain. Näin kaikki myynti mitattiin lopulta euroissa.

Excel vai Power BI myyntidatan raportointiin?

Raporointityökaluksi valittiin Excel, koska tarve oli kiireellinen ja väliaikainen. Excelin päälle tehty ratkaisu toimii luotettavasti toisellakin tietokoneella ilman yskimistä. Tosin yleensä asetan reunaehdoksi VBA-koodia tai Power Querya hyödyntävissä sovelluksissa Windows-tietokoneen käytön.

Vähemmän kiireellisessä tapauksessa Power BI-raportti olisi ollut kokonaisvaltaisempi ratkaisu. Esimerkiksi tietojen suodattaminen ja ryhmittely on automaattisempaa. Tämä olisi kuitenkin vaatinut uuden ohjelman asentamista ja opettelua.

Excelin Power Query-kyselyt ovat suoraan siirrettävissä Power BI:hin.

Täältä voi lukea tarkemmin eri vaihtoehdoista tehdäksesi Power BI raportteja Pipedrive-datasta.

SaaS-järjestelmän datasta tehdyn Excel-raportin hinta

SaaS-järjestelmistä löytyy usein helppokäyttöinen raporttieditori, mutta se toimii vain ennalta määritettyihin yleisimpiin tapauksiin. Se ei tule ikinä vastaamaan kaikkein yksilöllisimpiin tarpeisiin.

SaaS-järjestelmät ratkaisevat yleensä 80% tarpeista erittäin alhaisilla kustannuksilla. Tämän mahdollistaa nykyisin kattava palveluiden tarjonta ja globaalisti samanlaiset tarpeet hyvin erilaisilla yrityksillä.

Voikin vaikuttaa epäreilulta, että yksittäinen raportti tai integraatio tulee kalliiksi suhteessa SaaS-järjestelmän lisenssien edulliseen kuukausihintaan. Näin asia tulee olemaan jatkossakin: Perustoiminnot saa edullisesti, mutta yksittäinen liiketoiminnan kannalta kriittinen tarve vaatii tarkempaa suunnittelua ja aiheuttaa lisäkustannuksia.

One thought on “Räätälöity Excel-raportti myyntitavoitteille Pipedrive-datasta

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.