Tietotekniikka

Raportit ja tavoitteet Pipedrivessa – Myyntidatan analysointi CRM-järjestelmässä

Pipedrive CRM-järjestelmästä löytyy sisäänrakennettuna lukuisia raportointiominaisuuksia, joiden avulla pystyt analysoimaan myyntituloksia ja asettamaan tavoitteita.

Kirjoituksessa tarkastellaan nimenomaan Edistyminen-valikon alta löytyviä toiminnallisuuksia.

Raportteihin ja tavoitteisiin pääsee käsiksi päävalikon Edistyminen-painikkeesta.
Raportteihin ja tavoitteisiin pääsee käsiksi päävalikon Edistyminen-painikkeesta.

Yleiskataus myyntituloksiin Pipedrivessa – Raporttinäkymät päänäkymässä

Päänäkymä tarjoavaa yleiskatsauksen Pipedriven myyntidataan. Valitse yläpalkista Edistyminen > Päänäkymä.

Päänäkymässä voi luoda useita Raporttinäkymiä. Oletusnäkymä näyttää tältä:

Pipedriven raportinnin Päänäkymä antaa yleiskatsauksen myyntidataan.
Pipedriven raportinnin Päänäkymä antaa yleiskatsauksen myyntidataan.

Päänäkymässä voi esittää haluamansa Raporttinäkymän [1].

Näkymää voi suodataa aikavälin, myyntiputken ja henkilön mukaan tai tiimin mukaan [2].

Raporttinäkymä muodostuu osioista, joten voit esittää yksittäisessä Raporttinäkymässä vain haluamasi datan [3].

Vasemman yläkulman painikkeesta [1] pääsee muokkaamaan valitsemaansa Raporttinäkymää:

Vasemman yläkulman alasvetovalikosta pääsee muokkaamaan valitsemaansa Raporttinäkymää.
Vasemman yläkulman alasvetovalikosta pääsee muokkaamaan valitsemaansa Raporttinäkymää.

Muokkausnäkymästä huomataan, että Raporttinäkymä muodostuu ennalta määritellyistä Osioista. Käytännössä siis valitset, mitä Osioita haluat näytettävän tietyssä Raporttinäkymässä.

Raportin luominen ja muokkaaminen Pipedrivessa

Menemällä ylävalikosta Edistyminen > Raportit pääset analysoimaan myyntiäsi tarkemmalla tasolla. Raportit tarjoavat jokseenkin samat osiot kuin Päänäkymä. Myös aika-, myyjä- ja myyntiputkisuodatin pysyvät samana.

Nämä asiat Raporteissa esitetään Päänäkymää tarkemmin:

  • Kehitystrendi ajan mukaan
  • Voit vertailla eri myyjien tuloksia
  • Keskiarvot, esim kaikkien myyjien keskiarvo
  • Lisätiedot taulukkonäkymässä

Eräässä käyttötapauksessa Pipedrive-asiakkaani halusi seurata tarjousmääriään eri kuukausina. Tämä onnistui Kaupan kehitys-raportissa tarkastelemalla myyntiputken tarjousvaihetta:

Kuukausittaisten tarjousmäärien seuraaminen Pipedriven Raporteista.
Kuukausittaisten tarjousmäärien seuraaminen Pipedriven Raporteista.

Tavoitteiden asettaminen ja seuraaminen Pipedrivessa

Raportteihin ja Raporttinäkymiin voi asettaa viidenlaisia tavoitteita kauppoihin ja aktiviteetteihin liittyen:

  • Lisätyt aktiviteetit
  • Loppuun suoritetut aktiviteetit
  • Käynnistetyt kaupat
  • Voitetut kaupat
  • Edenneet kaupat

Tavoite lisätään tällaisesta näkymästä:

Uuden tavoitteen pääsee lisäämään Edistyminen > Tavoitteet > Lisää tavoite.
Uuden tavoitteen pääsee lisäämään Edistyminen > Tavoitteet > Lisää tavoite.

Tavoite asetetaan tiimille tai yksittäiselle myyjälle. Tavoite kohdistuu valittuun myyntiputkeen. Aikaväliksi voi asettaa esimerkiksi kuukauden, vuosineljänneksen tai vuoden.

Ylempi myyjä on myynyt 9000 eurolla vuotuisen tavoitteen ollessa 10000 euroa.
Ylempi myyjä on myynyt 9 000 eurolla vuotuisen tavoitteen ollessa 10 000 euroa.

Yllä olevassa kuvassa myyjä on 1 000 euroa perässä 10 000 euron tavoitteestaan. Harmaa pystyviiva kertoo myyjien keskiarvon. Sininen täplä puolestaan kuvaa kauppojen määrää.

Täysin räätälöidyn raporttinäkymän luominen

Pipedrive Professional-tilaus tarjoaa raportoinnin osalta pari lisäominaisuutta verrettuna kevyempiin Essential- ja Advanced-tilauksiin.

Ensimmäinen omainaisuus on myyjien ryhmittely tiimeihin. Mahdollisuus raportoida tuloksia tiimikohtaisesti on korvaamaton kiireiselle myyntiorganisaation päällikölle. Myyntidata on aina ajantasalla ja valmiina analysoitavaksi ja esitettäväksi muille. Myös tavoitteista voi tehdä tiimikohtaisia.

Toinen Professionalin etu on useiden räätälöityjen Raporttien (Reports) Raporttinäkymien (Dashboards) luominen. Raporttinäkymä siis kokoaa yhteen useita Raportteja eli kuvaajia. Vielä kokeiluvaiheessa olevaan ominaisuuteen pääsee ylävalikosta käsiksi Edistyminen > Tiedot (Insights).

Essential- ja Advanced-tilauksiin sisältyy yksi räätälöity raporttinäkymä, jolla pääsee pienellä tiimillä jo pitkälle.

Mukautettujen Raporttien ja Raporttinäkymien edut verrattuna aiemmin esitelyihin valmiisiin vaihtoehtoihin:

  • Voit valita esimerkiksi pylväskaavion, piirakkadiagrammin tai taulukon
  • Voit valita ”dimension” eli kuvaajaa ryhmittelevän tekijän
  • Suodata dataa esimerkiksi asiakkaan, myyntiputken vaiheen tai viimeisimmän päivitysajan perusteella
  • Näytä Raporttinäkymässä täsmälleen haluamasi tieto
Esimerkki oman visualisoinnin lisäämisestä räätälöityyn raportointinäkymään.
Esimerkki oman visualisoinnin lisäämisestä räätälöityyn raportointinäkymään.

Mukautettu raporttinäkymä on mahdollista jakaa linkillä, jolloin katseluoikeuden saa ilman Pipedrive-tunnuksia. Vaikka Pipedriven automaattisesti luomaa pitkää linkkiä on käytännössä mahdotonta arvata, tietoturvan kannalta on syytä muistaa, että teoriassa se olisi mahdollista.

Yhteenveto Pipedriven raportointiominaisuuksista

Pipedrive tarjoaa sisäänrakennettuna määrämuotoisia Raportteja, joita voi yhdistellä Raporttinäkymiksi. Yleisimpiin käyttötapauksiin nämä soveltuvat hyvin: Myynti- ja aktiviteettimäärien seuraamiseen ja tavoitteiden asettamiseen.

Pipedriven mukautetut raporttinäkymät tarjoavat mahdollisuuden esittää juuri se informaatio, joka on päätöksenteon kannalta oleellista. Tietenkin erittäin tarkkaan määritellyssä käyttötapauksessa ominaisuudet voivat tulla tässäkin vastaan. Täytyy muistaa, että mikään CRM-järjestelmä ei korvaa oikeaa raportointityökalua. Kalleimmassa Professional-tilauksessa toiminnallisuudet ovat hieman laajemmat.

Pipedrivesta olisikin mahdollista viedä esimerkiksi kerran kuukaudessa ulos dataa, jota visualisoitaisiin Excelissä. Myös Power BI:n kaltainen raportointityökalu voisi olla hyvä vaihtoehto kehittyneemmissä käyttötapauksissa. Pipedriven ohjelmointirajapinnan avulla vaativakin raportointiprosessi olisi mahdollista automatisoida kokonaan.

Kannattaa myös kurkata päävalikon Kaupat-näkymästä löytyvä perustason raportointi. Sieltä näkee tuleville kuukausille myyntiennusteen, jota voi halutessaan painottaa myyntiputken vaiheiden todennäköisyyksillä.

Myös Kaupat-näkymästä löytyy yksinkertainen ennuste tuleville kuukausille.

Jätä kommentti