Tietotekniikka

Toistuvan kuukausilaskutuksen kirjaaminen ja raportointi Pipedrivessa

Pipedrive CRM on vihdoin saanut paljon odotetun ominaisuuden toistuvien tulojen eli laskutussopimuksen kirjaamiseen. Englanniksi käytetään termiä Recurring Revenue.

Mikäli yrityksesi myy esimerkiksi kuukausittain tai vuosittain laskutettavaa lisenssiä tai laskuttaa säännöllisin väliajoin saman summan asiakkaalta, työsi tulee helpottumaan merkittävästi.

Jatkuva laskutussopimus luodaan Pipedrivessa yksittäisen kaupan näkymässä.
Jatkuva laskutussopimus luodaan Pipedrivessa yksittäisen kaupan näkymässä.

Säännöllisen liikevaihdon merkitseminen Pipedrive-kauppaan

Säännöllisen liikevaihdon eli tilaussopimuksen voi merkitä sekä keskeneräiselle että voitetulle kaupalle.

Menemällä yksittäiseen kauppaan löydät vasemmasta paneelista Tuotot-laatikon. Valitse laskutussopimus-tekstin alta löytyy painike, jossa lukee Tilaus. Siitä klikkaamalla pääset syöttämään laskutussopimuksen tiedot, joita ovat:

  • Toistuva summa: Esimerkiksi kuukausittain laskutettava rahamäärä
  • Kuvaus: Tilaussopimuksen tunniste
  • Maksujen määrä: Montako kertaa lasku lähetetään?
  • Väli: Kuinka usein lasku lähetetään?
  • Alkamispäivä: Jakson ensimmäinen laskutuspäivä

Vaikka kaupalle olisi lisätty tilaus eli säännölliset maksuerät, voi myös kertasumman merkitä tuttuun tapaan.

Päivitä, peruuta tai poista toistuva myyntitulo

Kun tilaussopimus on luotu, siitä voi päivittää vain aloituspäivämäärää, summaa ja kuvausta. Maksujen määrään ja laskutusväliin ei voi enää koskea.

Pipedriven jatkuvasta tilauksesta voi muokata vain tiettyjä tietoja.
Pipedriven jatkuvasta tilauksesta voi muokata vain tiettyjä tietoja.

Kun asiakas lopettaa kuukausilaskutettavan tilauksesi, voit peruuttaa toistuvan tilauksen alkaen valitusta päivästä. Tilauksen voi myös poistaa kokonaan ja luoda tarvittaessa uuden tilalle.

Jatkuva tilaus löytyy Pipedrive-kaupan vasemmasta paneelista, josta pääset peruuttamaan tai poistamaan tilauksen.
Jatkuva tilaus löytyy Pipedrive-kaupan vasemmasta paneelista, josta pääset peruuttamaan tai poistamaan tilauksen.

Näytä toistuvien liikevaihtojen raportti

Jatkuvien tilausten summia pääsee tarkastelemaan menemällä navigointipalkista Tiedot-välilehdestä, eli raportointiosiosta. Klikkaa vasemmasta paneelista Recurring revenue eli Toistuva myyntitulo. Raportin voi lisätä itse plus-ikonista, mikäli visualisointi ei ole valmiiksi näkyvillä.

Yksi asiakas maksaa koko vuoden 200 euroa kuukaudessa. Toinen asiakas maksoi toukokuun alusta 100 euroa, mutta perui tilauksen elokuun lopussa.

Näkymästä löytyy myös toinen versio raportista nimellä Revenue growth eli Toistuvan myyntitulon kasvu. Tilaussummien sijaan se esittää uusien asiakkaiden tuoman summan, poistuneet asiakkaat, nykyasiakkaiden lisätilaukset, supistukset ja nettokasvun. Toistuvan myyntitulon kasvu-raportti soveltuu yritykselle, joka tähtää säännöllisten myyntitulojen kasvattamiseen.

Sama kuvaaja kuin edellä, nyt muutoksina ilmaistuna. 200 euroa kuukaudessa maksava asiakas saatiin tammikuussa. 100 euroa kuussa maksava hankittiin toukokuussa ja tilaus peruutettiin elokuussa.

Yhteenveto kuukausilaskutettavien tulojen kirjaamisesta Pipedrivessa

Jatkuvan tilauksen, esimerkiksi kuukausilaskutuksen, luominen on mahdollista Pipedriven Advanced- ja Professional-tilauksissa. Näistä edullisempi Advanced sisältää toistuvien myyntitulojen perusraportin, mutta ei tilausmäärien muutoksista kertovaa raporttia (tarkistettu 10/2020).

Kuukausilaskutettavien tulojen kirjaaminen Pipedriveen on vielä tuore ominaisuus. Säännöllisille myyntituloille on omat raporttinsa, eivätkä ne ainakaan tällä hetkellä näy perinteisten kertamyyntien kanssa samoissa kuvaajissa.

Säännöllisten myyntitulojen merkitseminen CRM-järjestelmään on kysytty, mutta ei itsestäänselvä ominaisuus. Joillekin yrityksille kuukausi- tai vuosilaskutuksen kirjaaminen ja raportointi voi olla kynnyskysymys asiakastietojärjestelmän hankkimiselle.

Esimerkiksi kilpailija HubSpot tarjoaa vastaavan Recurring Revenue / Jatkuva tilaussopimus-ominaisuuden vasta Sales Hub Enterprise-versiossa, jossa minimilaskutus on 1100 euroa kuukaudessa sisältäen 10 käyttäjää. Tähän suhtetettuna Pipedriven Advanced- ja Professional-tilausten 25 ja 50 euron kuukausihinta per käyttäjä ilman minimirajoitusta on edullinen ja joustava vaihtoehto erityisesti pienille myyntitiimeille.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *