Tietotekniikka

Zapier – Helppokäyttöinen integraatioalusta

Zapier. Kuulosta vähän samanlaiselta monivitamiinivalmisteelta kuin Berocca tai Multitabs. Nimestään huolimatta Zapier tekee paljon muutakin kuin piristää tylsää työpäivää. Zapier on kallispalkkaisen konsultin painajainen, koska se tuo tietojärjestelmien integraatiot myös ei-teknisten ihmisten ulottuville.

Zapierin toimintaperiaate

Zapier toimii periaatteessa hyvin yksinkertaisesti – se yhdistää kaksi tietojärjestelmää toisiinsa. Vaiheessa yksi valitaan järjestelmä, josta dataa halutaan lähettää toiseen järjestelmään, jonka jälkeen tietenkin valitaan järjestelmä, joka vastaanottaa dataa. Otetaan ensimmäiseksi järjestelmäksi jokin hyvin tunnettu, vaikkapa Instagram.

Klikkaa ’Make a new Zap’
Klikkaa ’Make a new Zap’
Valitse toiminto, jonka haluat Zapierin tunnistavan Instagramissa.
Valitse toiminto, jonka haluat Zapierin tunnistavan Instagramissa.

 

Kirjoita Zapierissa Instagram käytttäjätunnuksesi ja klikkaa ’test’ nappia.
Kirjoita Zapierissa Instagram käytttäjätunnuksesi ja klikkaa ’test’ nappia.

 

Valitaan toiseksi sovellukseksi asiakastietojen hallintaan tarkoitettu Pipedrive. Piperivessä on käytännössä tallennettuna asiakkaiden nimet ja yhteystiedot ja sinne voi luoda tehtäviä ja kalenterimerkintöjä. Jälleen täytyy kirjoittaa käyttäjätunnus ja salasana. Zapierista löytyy yhteensä noin 500 eri järjestelmää.
Valitaan toiseksi sovellukseksi asiakastietojen hallintaan tarkoitettu Pipedrive. Piperivessä on käytännössä tallennettuna asiakkaiden nimet ja yhteystiedot ja sinne voi luoda tehtäviä ja kalenterimerkintöjä. Jälleen täytyy kirjoittaa käyttäjätunnus ja salasana. Zapierista löytyy yhteensä noin 500 eri järjestelmää.

Tämä vaihe on mielenkiintoinen. Zapier kaappasi Instagram tiliä testatessaan yhden Instagram postauksen tiedot kokeeksi. Nyt päästään valitsemaan, mitä Instagram postauksen tietoja haluataan mihinkin kenttään Pipedriveen tulevassa tehtävässä. Valitsen Instagram postaajan käyttäjänimen otsikkokenttään ja lisätietokenttään käytetyt hashtagit. Lisäksi haluan, että tehtävä merkitään Pipedrivessä suorittamattomaksi ja että koko tiimi näkee tehtävän.
Tämä vaihe on mielenkiintoinen. Zapier kaappasi Instagram tiliä testatessaan yhden Instagram postauksen tiedot kokeeksi. Nyt päästään valitsemaan, mitä Instagram postauksen tietoja haluataan mihinkin kenttään Pipedriveen tulevassa tehtävässä. Valitsen Instagram postaajan käyttäjänimen otsikkokenttään ja lisätietokenttään käytetyt hashtagit. Lisäksi haluan, että tehtävä merkitään Pipedrivessä suorittamattomaksi ja että koko tiimi näkee tehtävän.

 

Lopuksi nähdään yhteenveto, mitä tietoja tuodaan ja mihin kenttään. Tämän jälkeen pääset vielä nimemään tekemäsi zapin. Muista myös samalla klikata Zap päälle On/Off napista.
Lopuksi nähdään yhteenveto, mitä tietoja tuodaan ja mihin kenttään. Tämän jälkeen pääset vielä nimemään tekemäsi zapin. Muista myös samalla klikata Zap päälle On/Off napista.

 

Kun kirjaudut Pipedriveen, Zapier on puskenut äsken testatun Instagram postauksen järjestelmään ja tekee niin kaikille Instagram postauksille, joista käyn tykkäämässä. Viive on 15 minuuttia. Vastaavia integraatioita voi tehdä esimerkiksi Mailchimpille, Slackille, Salesforcelle ja niin edelleen.
Kun kirjaudut Pipedriveen, Zapier on puskenut äsken testatun Instagram postauksen järjestelmään ja tekee niin kaikille Instagram postauksille, joista käyn tykkäämässä. Viive on 15 minuuttia. Vastaavia integraatioita voi tehdä esimerkiksi Mailchimpille, Slackille, Salesforcelle ja niin edelleen.

Zapierin käyttökohteet

Zapieria voi käyttää todella joustavasti eri tarkoituksiin ja on oletettavaa, että käyttökohteet lisääntyvät jatkuvasti. Sivuilla mainitaan ainakin lomaketietojen tallentaminen Googlen laskentataulukkoon ja sähköpostiliitteiden tallentaminen pilvitallennuskansioon.

Zapier taipuu paikkaan kuin paikkaan.
Zapier taipuu moneen paikkaan.

Tekemissäni asiakasprojekteissa olen tosin joutunut toteamaan, että kaikkeen Zapier ei veny. Mikäli valmiit toiminnot eivät esimerkiksi tue jotakin sähköpostitusohjelman toimintoa, on lähestymistapaa yleensä vaihdettava.

Zapierin hinta

Zapieriin tehdään tili normaalisti sähköpostin ja käyttäjätunnukset avulla. Tili on oletusarvoisesti ilmainen sisältäen 5 Zappia ja kuukaudessa 100 tehtävää, eli järjestelmien välistä siirtoa. Zapier tarkistaa 15 minuutin välein, onko uusia kirjauksia tullut Instagramiin tai muuhun valitsemaasi sovellukseen. Eri premium versioissa hinta vaihtelee 20 ja 125 dollarin välillä, joilla saa lunastettua itselleen enemmän tapahtumia, zappeja ja lyhyemmän aikavälin. Premium sovellukset saa käyttöönsä vasta maksaessaan. Esimerkiksi Sales Force kuuluu Premium kategoriaan.

Zapierin hinnoittelu.
Zapierin hinnoittelu.

Suosittelenko Zapieria?

Kyllä. Se toimii ja se on aidosti todella helppo käyttä. Ehdoton valinta, kun haluat liittää toisiinsa kaksi Zapierin listoilta löytyvää järjestelmää. Vaikka itse konsultoin järjestelmävaihdoksissa, uskon, että Zapier tulee säästämään monissa projekteissa valtavan määrän aikaa ja konsulttien työtunteja. Ja se on pelkästään hyvä asia.

Jätä kommentti