Nelipäiväisestä viikosta globaali standardi? - Tuottavuus tietotyössä

Luultavasti sinäkin työskentelet merkittävän osan työpäivästäsi vuonna 1878 patentoidulla QWERTY-näppäimistöllä . Tässä vaiheessa Edison ei ollut vielä esitellyt hehkulamppua maailmalle.

Nykyinen työpäivän pituus on tsaarinaikainen luomus - kirjaimellisesti. Laki 8-tuntisesta työpäivästä hyväksyttiin juuri ennen Suomen itsenäistymistä.

40-tuntinen työviikko on perua ajalta, jolloin sanaa “tietokone” ei ollut edes olemassa .

Tietokoneiden laskentateho sen sijaan on suuruusluokaltaan 10 000 000-kertaistunut 50 vuodessa. Olisiko tässä syy, miksi meidän ei ole tarvinnut keskittyä työtapojen kehittämiseen?

Esittelen liudan ajatuksia työtapojen ja tuottavuuden parantamiseksi asiantuntijatyössä niin neli- kuin viisipäiväisessä työviikossa.

Työpäivä on työtuntia parempi mittayksikkö

Työpäivä on monessa tapauksessa työtuntia parempi yksikkö ajan mittaamiseen.

Päivä noudattaa ihmisen luontaita rytmiä. Näin keskittymisen, jaksamisen ja energian optimointi päivän ajalle on helpompaa.

Tunti on asiantuntijatyöhön lyhyt aika ja itse asiassa täysin tuulesta temmattu mittari. Jos en voi keskittyä yhteen kokonaisuuteen täyttä tai edes puolikasta päivää, pyrin muuttamaan olosuhteita.

Nykyään en pitkäaikaisissa projekteissa kellota työaikaani, vaikka nimellisesti palkkioni perustuu 8 työtuntiin. Pomoja on kiinnostanut tulokset, ei tuntikirjausten selostukset.

Otan monena päivänä myös 15 minuutin päiväunet lounaan jälkeen. Tämän jälkeen tuntuu kuin aivot olisi käynnistetty uudelleen.

Koska en mittaa aikaani tarkasti, en osaa sanoa tapahtuvatko päiväunet kahvitauolla vai laskutettavana aikana. Nokoset ovat osa päiväkohtaisen tuottavuuden maksimointia.

Luultavasti asiakkaalle tai työnantajalle paras tapa tietotyöntekijän tuottavuuden arviointiin on suhteuttaa tulokset kustannuksiin vaikkapa muutaman kuukauden ajalta.

Luovan työn kaksi supertuntia

Erityistä itseohjautuvuutta ja luovuutta edellyttävissä projektin vaiheissa saatan tehdä vain kaksi tuntia tehokkaalta tuntuvaa tuntia päivässä. Yleensä tehotuokio on keskeytyksetön keskittymisjakso.

Muu aikaa menee ongelman pohtimiseen, työn suunnitteluun ja epämääräiseen pyöriskelyyn. Vaativassa aivotyössä taukojakin tarvitaan tavallista enemmän.

Ilmiön tunnistaminen on helpottanut työpäivän suunnittelua. Silti veikkaisin äärimmäisen luovan työn tekemiseen olevan tuotteliaampiakin tapoja kuin istua 8 tuntia toimistossa tietokoneella. Valitettavasti muita yleisesti hyväksyttyjä toimintatapoja ei tunnu olevan.

Aivoterveyden asiantuntijaltakaan ei tukea heru 8 tunnin aivotyölle:

Tutkimusten mukaan aivot eivät kestä kuin 4–6 tuntia intensiivistä aivotyötä työpäivän aikana. Loppuaika päivästä tulisi olla jotakin aivoille kevyempää tekemistä. Keskittymistä vaativaa työtä on järkevää tehdä maksimissaan 45–90 minuuttia kerralla.

Asiantuntijatyöhön mallia urheilujoukkueista

Keskimäärinen salibandyn kolmosdivarin joukkue on paremmin organisoitu kuin monet suuyritysten tiimit.

Miksi emme ota mallia urheilusta? Harjoitellaan enemmän ja suoritetaan vähemmän. Huolehditaan työntekijöiden levosta ja elämäntavoista. Mitataan kognitiivista suorituskykyä systemaattisesti.

Tai aloitetaan vaikka siitä, että palavereilla on jokin järkevä aihe ja niihin tullaan ajoissa. Tämäkään ei vaikuta kaikille itsestäänselvältä.

Yksi työpäivä häiriöttömälle luovalle ajattelulle?

Entä jos tietotyölle määritettäisiin jokin muu standardi kuin 5-päiväinen työviikko?

Esimerkiksi 4+1 malli. 4 päivää tehokasta työtä ja 1 päivä pyhitetään luovalle ajattelulle, osaamisen kehittämiseen tai työtapojen hiomiseen.

Itse suunnitellun täysin häiriöttämän päivän kuormitus voi olla merkittävästi “normaalia työpäivää” alhaisempi. Ei piippaava puhelinta, Teamsia, sähköpostia, nakkitehtäviä tai yllätyspalavereita.

Ohjelmistoalalla on yleiseltä, että osaamisen kehittämiseen on juhlapuheissa varattu vaikkapa 10% työajasta. Todellisuudessa kukaan ei valvo ajankäytön toteutumista ja se on ristiriidassa pomo-osaston kireiksi viritettyjen liiketoimintatavoitteiden kanssa.

Käytämme 150 vuotta vanhoja työvälineitä

Ajattele kuinka epäinspiroivassa ympäristössä teemme töitä. Istuen huonosti säädetyllä tuolilla tunkkaisessa konttorissa nakutellen vuonna 1878 patentoidulla näppäimistötekniikalla! Myös tietokonehiiren pääperiaatteet ovat pysyneet samana jo 60 vuotta.

Tietokoneeseen olisi mahdollista kehittää ääretön määrä ergonomiaa edistäviä käyttöliittymiä. Näyttö voitaisiin korvata virtuaalilaseilla. Näppäimistön sijasta voisi pukea sormikkaat, joiden naputtelu tietyllä rytmillä tuottaisi tolkullista tekstiä.

Tällaiset käyttöliittymät mahdollistaisivat työskentelyn mistä tahansa ja missä asennossa tahansa. Ei enää istumista. Käyttöliittymistä voisi kehittää myös liikunnallisia vaikkapa tanssimatosta tai Speden spelien laseraseesta inspiroituneena.

Täydellisesä työympäristössäni olisi puutarha johon voisi keskittymisjaksojen välissä mennä tuulettamaan ajatuksia. Puutarhassa kiemurtelisi palmupuiden seassa uimarata, jossa voisi käydä tiukan palaverin jälkeen uimassa muutaman kierroksen. Hyvin ilmastoidusta tilasta löytyisi myös pieni temppurata ja koripalloteline.

Tällaisen kokonaisuuden voisi saada yhdistämällä omista kokemuksistani Tampereen teknillisen yliopiston palloiluhalli ja kiltahuone, Solitan Play Station-huone sekä Hong Kongin City Universityn puutarha ja uima-allas.

Viides työpäivä vapaaehtoiseksi?

Entä jos asiantuntijatyön oletus olisi neljä päivää, ja viidennen voisi tehdä omalla päätöksellä? Viides päivä ajateltaisiin lisäansiona eikä nelipäiväistä viikkoa tulonmenetyksenä. Luultavasti tämä vähentäisi myös krapulapoissaoloja työnantajan piikkiin torstai-illan törpöttelyn jälkeen.

Kannattaa muuten kokeilla samaa punttisalilla, jos motivaatio on hukassa. Määrität itsellesi kolme pakollista liikettä ja sitten saa lähteä kotiin. Teet takuuvarmasti enemmän.

Nelipäiväisen työviikon oletus voisi koskea vain nuoria työuran alussa vakituisessa työsuhteessa. Kenties ensimmäisen vuoden aikana itsensä johtamisen taidot kerkeäisivät kypsyä riittävästi.

Työntekijöille välitunnit

Miksi emme oppisi suomalaiselta maailmanluokan koulujärjestelmältä?

Asennetaan työpaikoille välituntisummerit. Kolmen vartin välein olisi pakollinen 15 minuutin tauko.

Ei jäisi tauot jokaisen itsensä vastuulle.

Tulokseen perustuvat palkkiomallit

Niin sanottu “urakkapalkka” eli asioiden valmiiksi saamiseen perustuvat palkkiomallit siirtäisi huomion toimistolla lorvitusta ajasta saavutettuihin tuloksiin.

Myyjien tulospalkkaus on hyvä esimerkki, koska suoritusten kytkentä liiketoimintaan on suoraviivainen.

Valitettavasti IT-alan laskutukseen perustuvissa palkkamalleissa mittarina on käytännössä aina tuntihinta. Tavoitteen pitäisi olla konkreettisempi.

Asiantuntijatyön palkkioita voisi sitoa vielä enemmän jonkin ei-ajallisen standardoidun yksikön suorittamiseen. Esimerkiksi projektin tai projektin osan.

Ertyisesti luovassa työssä ongelma on, että tavoite voi muuttua matkan varrella tehtyjen havaintojen perusteella. Kenties kuukausipalkka on tällöin ainoa järkevä vaihtoehto.

Riittävän suuri osakkuus yrityksessä on tehokas työkalu kokonaisvaltaisen hyödyn miettimiseen. Muutenkin olisi hyödyllistä, että kohtuullisen pienet tiimit pystyisivät itsenäiseen päätöksentekoon.

Asiantuntijatyön kompleksisuus on lisääntynyt

Suomen bruttokansantuote eli tuottavuus on yli 10-kertaistunut 100 vuodessa . Luulisi tällaisesta tuottavuusloikasta olevan mahdollista lohkaista kaikille 20% siivu ylimääräiseen vapaapäivään.

Toisaalta BKT ei ole kasvanut viimeiseen 15 vuoteen lainkaan. Toisin sanoen olisimme voineet heittää jalat pöydälle 15 vuodeksi ja tehdä vain saman kuin ennenkin. Kaiken kehitystyön ja tuottavuusajattelun olisi voinut unohtaa.

Nollakasvusta huolimatta työ vaikuttaa muuttuneen ja muuttuvan epävarmemmaksi ja kuormittavammaksi. Näin tuntuu ajattelevan etenkin vanhempieni sukupolvi, joka on nähnyt muutoksen vuosikymmenien aikana.

Vauhti on kiihtynyt. Alihankinta- ja komentoketjut voivat olla pitkiä. Monimutkaisia asioita on vaikea johtaa. Tietotyössä tavoitteet eivät ole yksiulotteisia.

Työn johtaminen on laskennallista. Vain budjetin toteutumisella on merkitystä. Lopputuloksena varsinaisen työn tekijöille valuu tehtäviä, joissa ei ole järjen hiventäkään.

Toisaalta yritysjohdon tukemilla fiksummilla työtavoilla tietotyöntekijä voisi jopa moninkertaistaa tuottavuutensa viisipäiväisessä työviikossa.

Tuottavuusloikkaa ei oteta nykyisiä töitä tehostamalla, vaan turhaa työtä karsimalla.