Blogisarjassa kerrotaan kokemuksia ja vinkkejä ajanhallinnasta, kalenterin käytöstä ja tehtävälistoista. Täältä löydät kaikki ajanhallinnan blogisarjan jaksot.

  1. Mihin sinä käytät aikasi?
  2. Kalenterin täyttäminen
  3. Tehtävälista tyhjäksi
  4. Tosielämän haasteet
  5. Yhteenveto

Kalenteri ei ole koskaan tyhjä

Kalenterin rooli on ensisijaisesti tulevaisuuden suunnittelu. Jos haluat katsoa peruutuspeliin ja tarkastella, mihin aikaa on oikeasti käytetty hanki sovellus ajan mittaamiseen. Tästä puhuttiin edellisessä osassa. Nyt tarkastellaan illuusiota tyhjästä kalenterista.

No mutta mikä se siinä pääkuvassa komeilee? Neitseellisen puhtoinen kalenteri vailla ainuttakaan merkintää. Siltähän se aina viikko etukäteen näyttää. Arkipäiville voi siis helposti budjetoida täydet 16 tuntia tehokasta työskentelyaikaa. Siinähän kerkeää helposti viimeistelemään pari projektia ja vetämään lonkkaa loppuviikon. Katsotaas…

Klikkaamalla saat kuvat suuremmiksi.

Okei, ehkä Aamutoimet ja iltatoimet vie tunnin aamusta ja illasta. Still looking good!
Okei, ehkä Aamutoimet ja iltatoimet vie tunnin aamusta ja illasta. Still looking good!
No joo, täytyyhän joskus syödäkin, mutta vielä jää aikaa töille.
No joo, täytyyhän joskus syödäkin, mutta vielä jää aikaa töille.
Ketäs sitä huijaamaan... Ainahan se kahvitauko vähän venähtää. Ja täytyyhän kaupassa käydä välillä ja imuroida kerran viikossa. Mutta ei se ole niin paljon, että sillä olisi mitään väliä.
Ketäs sitä huijaamaan... Ainahan se kahvitauko vähän venähtää. Ja täytyyhän kaupassa käydä välillä ja imuroida kerran viikossa. Mutta ei se ole niin paljon, että sillä olisi mitään väliä.
Toivottavasti pomo ei tiedä, että välillä työt lipsahtavat hetkeksi omien vakuutusasioiden hoitoon. Ei se varmaan haittaakaan, jos vähän nipistää työajasta.
Toivottavasti pomo ei tiedä, että välillä työt lipsahtavat hetkeksi omien vakuutusasioiden hoitoon. Ei se varmaan haittaakaan, jos vähän nipistää työajasta.
Harrastukset taisi unohtua kalenterista kokonaan.
Harrastukset taisi unohtua kalenterista kokonaan.
Matkoihin ei ainakaan menee kauaa. Eihän se ole kuin rappuset alas, auton putsaaminen jäästä, vähän lasinpesunestettä säiliöön, parkkipaikan etsiminen ja parinsadan metrin kävely. Nopea juttu.
Matkoihin ei ainakaan menee kauaa. Eihän se ole kuin rappuset alas, auton putsaaminen jäästä, vähän lasinpesunestettä säiliöön, parkkipaikan etsiminen ja parinsadan metrin kävely. Nopea juttu.
Illallakin voisi tehdä töitä, mutta ei kyllä jaksa. Uutiset on pakko nähdä.
Illallakin voisi tehdä töitä, mutta ei kyllä jaksa. Uutiset on pakko nähdä.
Ihan hyvinhän työaikaa jää vielä - jos ei huomioida sähköposteja ja yllätystehtäviä, joita tulee joka päivä.
Ihan hyvinhän työaikaa jää vielä - jos ei huomioida sähköposteja ja yllätystehtäviä, joita tulee joka päivä.
No, onneksi on viikonloppu...
No, onneksi on viikonloppu...

Mikä meni vikaan?

Niin kuin näkyy, 16 tuntia tehokasta työaikaa muuttuu nopeasti viideksi. Tästäkin vielä yksi tunti saattaa kulua, kun yrität tavoittaa toista henkilöä, joka on yhtä kiireinen oman tomaatti-aurajuusto-kurkkusalaattia muistuttavan kalenterinsa kanssa, etkä saa asiaa hoidettua. Loput 4 tuntia ovat sirpaloituneina tunnin jaksoihin, joten työ pitää aloittaa joka kerta alusta. Ja kuinka tehokasta työ on enää iltapäivällä kolmen ja neljän välillä?

Voit budjetoida ehkä kolme tehokasta ennustettavaa työtuntia päivässä. Mittaa itse joskus, kuinka käytät aikaasi töissä ja vapaa-ajalla. Sen jälkeen voit näyttää todisteet pomollesi ja lähteä seuraavana päivänä hyvillä mielin kotiin kello 11.

Yleinen harhakuvitelma on katsoa kalenteria viikon päähän ja luulla sitä tyhjäksi. Mutta.

Ylhäällä oleva kuva voi oikein mainiosti esittää kalenteria, joka on tiedossasi jo viikko etukäteen. Se näyttää samalta jo vuosi ja 10 vuotta etukäteen! Kaikki viimeisessä kuvassa näkyvät merkinnät ovat sellaisia, jotka teet joka päivä ja ovat täysin ennustettavissa. Siitä huolimatta vasta niiden laittaminen näkyviin saa ymmärtämään, miltä normaali päivä näyttää.

Sen takia laitan kuvassa näkyvät palkit toistumaan omaan kalenteriini joka arkipäivälle, ja sitten siirrän ne esimerkiksi edellisenä päivänä suunnilleen oikeille paikoilleen. On helppoa minimoida sateenkaarioksennus ja tehostaa työntekia niputtamalla samanlaiset tehtävät yhteen, minimoimalla häiriötekiät työaikana jne. Lisäksi katsaus kalenteriin saa nopeasti sanomaan ei kaikelle vähemmän tärkeälle, jota katuisit kuitenkin myöhemmin.