Ajankäytön hallinta - Tosielämän haasteet

Blogisarjassa kerrotaan kokemuksia ja vinkkejä ajanhallinnasta, kalenterin käytöstä ja tehtävälistoista. Täältä löydät kaikki ajanhallinnan blogisarjan jaksot.

1. Mihin sinä käytät aikasi?
2. Kalenterin täyttäminen
3. Tehtävälista tyhjäksi
4. Tosielämän haasteet
5. Yhteenveto

Oikeassa elämässähän tämä ei toimi.

Aikaisemmat osat blogisarjasta tarjoavat työkaluja järjestelmälliseen ajanhallintaan, mutta valitettavasti elämä ei ole suora putki, jota voi luotettavasti ennustaa. Aluksi blogisarjassa esittämäni ideat toimviat erinomaisesti, mutta ajan kuluessa huomasin, että jokin on pielessä. Tehtävälistojen käyttäminen ja kalenterin seuraaminen tuntuivat välillä suorastaan ylivoimaiselta. Analysoin tilannetta ja pääsin ongelman alkulähteille.

Tahdonvoima on huono polttoaine

On asioita, jotka on yksinkertaisesti pakko hoitaa. Asiakkaalta saatu tehtävä on vain väännettävä loppuun, laskut on maksettava ja niin edelleen. Siinä vaiheessa, kun pakollinen tehtävä yllättää ja kalenteri on täynnä, ei ole paljoa tehtävissä. Toimenpiteet onkin tehtävä ennen, kuin ylikuormitusta pääsee syntymään. Ensisijaisesti tekemistä kannattaa karsia sanomalla enemmän ei. Työkuorman kasvaessa ongelmiakin alkaa ilmetä.

Työperäinen stressi voidaan lukea krooniseksi ongelmaksi joka kulkee käsi kädessä liian suuren työmäärän kanssa. Suuri työmäärä aiheuttaa stressiä, joka heikentää työtehoa, joka lisää työkuormaa, joka lisää stressiä. Kierre on valmis. Eri lähteistä riippuen jopa 20-30% työntekijöistä kärsisi stressistä. Ottamatta kantaa luvun täsmällisyyten, stressi on ongelmana valtava. Siitä on tullut hyväksytty normi.

Stressi, uupumus tai mitä nimeä haluakaan käyttää, aiheuttaa sekä henkistä, että fyysistä väsymistä, joka vaikeuttaa kaikkea järjestelmällistä toimintaa. Laiminlyönti alkaa hiljalleen. Keskittymiskyky heikkenee, tehtävien kirjaaminen unohtuu tai ne ovat levällään eri paikoissa ja niin edelleen. Uupumusta voi vastustaa hetken, mutta valitettavasti tahdonvoima on hyvin rajallinen polttoaine. Käyttöön on otettava muut keinot.

Stressi ei ole toki ainoa tosielämän realitetti, joka vaikeuttaa systeemin mukaan toimimista. On mahdotonta ennustaa, milloin esimerkiksi sairastuu flunssaan tai nukkuu huonot yöunet. Niin ajanhallinta kuin muukin järjestelmällinen toiminta kärsivät kolauksen. Lisäksi matkustaminen, liittyi se sitten työhön tai ei, hankaloittaa merkittävästi vakiintuneiden käytäntöjen ylläpitämistä.

Ratkaisu?

Eli miten tosielämän realiteetit ja haasteet huomioidaan ajanhallinnassa? Tee vähemmän ja tiedosta, missä tilanteissa järjestelmällisyys joutuu koetukselle. On ollut helpotus ymmärtää, että jatkuva kiireen ja saamattomuuden tunne ei johdu siitä, että käyttämissäni menetelmissä olisi vikaa, vaan liiallisesta työmäärästä tai poikkeuksellisista työolosuhteista.