Blogisarjassa kerrotaan kokemuksia ja vinkkejä ajanhallinnasta, kalenterin käytöstä ja tehtävälistoista. Täältä löydät kaikki ajanhallinnan blogisarjan jaksot.

  1. Ajankäytön mittaaminen
  2. Kalenterin käyttäminen
  3. Tehtävälistat
  4. Tosielämän haasteet
  5. Yhteenveto

Näin elämäsi pysyy hanskassa

Käyn läpi vielä kokonaisuutena, millainen prosessi oma ajanhallintani on. Todennäköisesti joudut muokkaamaan mallin omaan mieltymyksiin sopivaksi, mutta varmasti jotain ideoita tarttuu. Ajankäytön hallinta kun on enemmän taidetta kuin tiedettä. Alla on esitetty varsin äppi-orientoitunut malli siihen, kuinka ajankäyttöä on mahdollista hallita.

Ajankäytön hallinta prosessina

Tehtävien ja muistiinpanojen lisääminen Jatkuvasti
Kaksi ensimmäistä logoa ovat Wunderlist-tähti ja Evernote-norsu. Aina, kun mieleeni tulee jotain, mitä pitää tehdä tietyssä aikataulussa, kirjaan sen Wunderlist-tehtävälistaan puhelimellani tai selainsovelluksessa myöhempää käsittelyä varten. Esimerkiksi “Tee Yritys Oy:lle tarjous”. Mikäli mieleen tuleva asia on muistiinpano vaikkapa kirjasta, minkä haluat lukea, se laitetaan muistiinpanosovellus Evernoteen.

Tehtävät kalenteriin klo 12
Kuten aiemmin olen kertonut, pyrin suunnitelmaan tulevan 24h joka päivä lounaan jälkeen, jos se suinkin on mahdollista. Ensin käyn läpi Sähköpostin. Jos sähköpostin voi käsitellä sanomalla “Ok” tai “Tavataan maanantaina”, vastaan siihen heti, mutta kaikki ajatustyötä vaativat postit merkitsen Wunderlistiin tehtäväksi. Kaikki postit merkitään luetuiksi. Sitten Facebook, josta on tullut enemmän työväline kuin viihdyke. Käyn viestit ja ilmoitukset läpi yksi kerrallaan samalla periaatteella kuin sähköpostit.

Aiemmassa blogissa kerroin, että kalenteristani löytyy arkipäiville toistuvat merkinnät työmatkoille, aamu- ja iltatoimille, lounaalle, päivälliselle, harrastuksille ja lounaan jälkeiselle aikataulusuunnittelulle. Lopuksi käyn Wunderlistin tehtävät yksi kerrallaan läpi ja merkitsen kalenterista löytyviin vapaisiin paikkoihin. Käytän Google-kalenteria, koska se osaa keskustella sujuvasti muiden sovellusten kanssa.

Kalenteritehtävän suorittaminen Aikataulun mukaan
Kalenterin tarkoituksena on kertoa, missä sinun pitää olla ja milloin tulevaisuudessa. On kuitenkin hyödyllistä tietää, mihin aikansa oikeasti on käyttänyt. Kun koittaa kalenterimerkinnän suorittamisen aika, napsautan Toggl-ajanseurantasovelluksen päälle. Se on suunniteltu bisneskäyttöön, joten helpompi vaihtoehto voi olla Gleeo-sovellus . Molemmista sovelluksista näkee tarpeelliset raportit. Toggl osaa myös laskea tienestisi, jos teet tuntihintaista työtä.

Suoritus asiakastietojärjestelmään Automaattisesti
Tämä vaihe koskee vain business-puolta, mutta siirrän vielä Toggliin tallentuneet työrupeamat asiakastietojärjestelmä Pipedriveen, johon voin tehdä tarvittavat lisämuistiinpanot.

Prosessin automatisointi
Olen tietoisesti valinnut tukun hyvin asiansa hoitavia sovelluksia, enkä yhtä isoa järjestelmää, sillä valitut sovellukset on helppo liittää toisiinsa superhelppokäyttöisellä Zapier-työkalulla. Zapierissa määritetään, että kun sovelluksessa 1 tapahtuu jotain, se kirjataan sovellukseen 2. Tekemäni ajanseurannan kirjaukset siirtyvät Toggl:sta automaattisesti Pipedriveen , jossa on helppo tehdä tarkemmat muistiinpanot ja liittää tehtävä oikeaan asiakkaaseen myöhempää tarkastelua varten. Näitä automatisointeja voisi varmasti tehdä vaikka sähköpostin ja Wunderlistin välille, mutta liika kikkailu yleensä vaikeuttaa asioita. Mieti ensin, mikä on oma prosessisi ja mitä tarvitset.

Muistilista muista kirjoituksista

Osa 1 - Ajankäytön mittaaminen

  • Arvioi tarvittavaa aikaa realistisesti
  • Matkustaminen ja syöminenkin vievät aikaa
  • Kysy muilta apua, jos et tiedä, mitä tehdä
  • Tahdonvoima ei ole loputonta - Tee fiksusti

Osa 2 - Kalenterin käyttäminen

  • Merkitse kalenteriin siirtymiset, ruokailut, aamutoimet, urheilut ja aikataulusuunnittelu
  • Tiedosta, että päivässä on hyvin vähän tehokasta työaikaa

Osa 3 - Tehtävälista

  • Sähköposteja ei ole pakko avata heti
  • Tehtävät heti todo listalle
  • Investoi aikaa suunnitteluun joka päivä
  • Varaudu ottamaan asioista selvää ennen toteutusta
  • Varaa soveltuva työtila
  • Kasvata tehoasi lisäämällä liikuntaa ja unta

Osa 4 - Tosielämän realiteetit

  • Varaudu siihen, että systeemi ei toimi täydellisesti oikeassa elämässä