eTasku kuittien sähköiseen tallentamiseen - Kokemuksia

Kokemuksiani sähköiseen kuittienhallintaan suunnatusta eTasku-sovelluksesta.

Olen ollut eTaskun tyytyväinen käyttäjä jo viiden vuoden ajan. Vaikka toimin välillisesti myös eTaskun markkinointikumppanina, tämä blogikirjoitus on syntynyt täysin omasta aloitteestani.

Päädyin eTaskun käyttäjäksi kirjanpitäjän suosituksesta

Ryhdyin yrittäjäksi perustettuani toiminimen vuonna 2014. Tein kirjanpitoa itse, koska halusin säästää rahaa.

Jo ensimmäistä tilinpäätöstä tehdessäni meni sormi suuhun. Ulkomailta hankkimieni verkkosivupalveluiden verojen kirjaaminen ei ollutkaan niin yksinkertaista. Selvitystyö vei aikaa ja päädyin hankkimaan kirjanpitäjän.

Kirjanpitäjä suositteli minulle eTaskun hankkimista, koska se helpottaisi maksutositteiden toimittamista kirjanpitoa varten.

eTaskua on sovellus kuittien tallentamiseen ja kirjanpitäjälle toimittamiseen

eTasku palvelee kahta erillistä käyttötarkoitusta.

Ensimmäinen on yrittäjän ja kirjanpitäjän yhteistyö.

eTaskuun lataamasi kuitit, tiliotteet ja muut tositteet ovat välittömästi sekä sinun että kirjanpitäjän nähtävissä. Omalla kohdallani ainut välttämätön kommunikaatio on ollut vuosittainen sähköpostiviesti, jossa pyydän tekemään kirjanpidon. Tapasin kirjanpitäjäni ensimmäistä kertaa vasta kahden vuoden yhteistyön jälkeen kutsuttuani hänet lounaalle.

Toinen on kuittien järjestelmällinen ja vaivaton tallentaminen.

eTaskua voi käyttää maksutositteiden tallennuspaikkana, vaikka tekisit kirjanpidon itse. Tiedostojen tallentamiseen löytyy paljonkin erilaisia sovelluksia ja palveluita, mutta eTasku on räätälöity nimenomaan tositteiden hallinnointiin. Kuitin kuvan ja ostosumman voi tallentaa mobiilisovelluksessa oikealle päivämäärälle välittömästi ostoksen tekemisen jälkeen.

Tästä eTaskun ohjevideosta saat hyvän yleiskuvan sovelluksen perusteista:

Kuitit voi siirtää eTaskuun web- tai mobiili-sovelluksella

Yrittäjän vastuulla on ladata tiliotteet ja maksukuitit sähköisesti eTaskuun.

Yleensä kerään kirjanpitojakson kuitit ensiksi yhteen kansioon tietokoneellani:

• Lataan tiliotteet verkkopankista PDF-muodossa.
• Otan valokuvan paperisista kuiteista.
• Lataan nettiostoksista kuitin tiedostona tai otan sähköpostista ruutukaappauksen.

Itselläni kuitteja tulee määrällisesti melko vähän, joten kuittien siirtäminen yhdellä kertaa eTaskun selainkäyttöliittymästä on toiminut hyvin.

Jos paperisia laskuja tai maksukuitteja tulee lähes päivittäin, on kätevämpää ottaa valokuva suoraan eTasku-mobiilisovelluksella.

Sekä selainsovelluksesta että mobiilisovelluksesta pääsee käsiksi täsmälleen samoihin tietoihin ja tiedoistoihin.

eTaskun mukaan verottajalle riittää tositteeksi sähköinen kuitti. Paperisen kuitin voi siis heittää roskiin, kun se on ladattu eTaskuun. Sovelluksen käytöstä kannattaa tietysti kartuttaa riittävästi kokemusta ennen aineiston tuhomaista.

eTaskun hinnoittelu - Kalliimmassa versiossa matkalaskutoiminto ja dokumenttien lisääminen

Hinnoittelu on per käyttäjä per kuukausi. Käytännössä teet valinnan Basic- ja Pro-version välillä riippuen siitä, tarvitsetko matkalaskuominaisuutta ja ylimääräisten dokumenttien lisäämistä.

Hintaa kannattaa suheuttaa omaan ajankäyttöön. Voitko tehdä lisämyyntiä säästetyllä ajalla? Madaltuvalla stressitasolla on varmasti sekä rahallista että elämänlaatua parantavaa painoarvoa.

eTasku Basic, 5,90€. Tähän palveluun sisältyy eTaskusta tutut toiminnot. Mobiilisovellus iOS- ja Anrdoid-käyttöjärjestelmille. Web-sovellus. Kuittien kuvaaminen. Kirjanpitäjän lisääminen. Varmuuskopiointi ja arkistointi. Ilmainen asiakaspalvelu. eKuittien vastaanotto.

eTasku Pro, 7,90€. Samat ominaisuudet kuin Basicissa. Lisäksi dokumenttien lisääminen, esimerkiksi tiliotteet ja tuntikirjaukset. Pro-versiosta löytyy myös mahdollisuus matkalaskujen tekemiseen.

eTasku Enterprise-versiossa on joustava hinnoittelu yli 50 käyttäjälle. eTasku Dokumentti-versio puolestaan on ilmainen, mutta sisältää vain lukuoikeuden kirjanpitäjän lisäämiin dokumentteihin.

Varmistathan ajantasaiset hinnat eTaskun sivuilta.

Ohjeet eTaskun käyttöönottoon ja tärkeimmät toiminnot

Käyttöönotto on helppoa. Mene eTaskun etusivulle ja klikkaa Aloita maksuton kokeilu.

Täytä tiedot ja pääset kirjautumaan käyttöliittymään.

Tositteet-näkymästä löydät kuitit. Tositteet on ryhmitelty kuukausittain.

Tositenippuja olen käyttänyt esimerkiksi ryhmitelläkseni alkuvuodesta edelliselle vuodelle kuuluvat tositteet yhteen.

Dokumenteille löytyy oma välilehti käyttöliittymästä. Dokumenttinäkymästä pääset lataamaan tiliotteet ja muut tarvittavat tiedostot eTaskuun.

Matkalaskutoiminnallisuus on korvannut aiemmin käyttämäni Excel-tiedoston.

Yritysasetukset-linkistä pääset jakamaan tositteesi kirjanpitäjäsi kanssa.

Kokemuksia eTaskusta sovelluksena ja yrityksenä

eTaskun sovellus on ei ole herättänyt suuria tunteita suuntaan tai toiseen. Se kertoo erityisesti siitä, että sovellus on täyttänyt sille asetetun tehtävän. Meillä kaikilla on varmasti kokemuksia myös niistä tietojärjestelmistä, jotka eivät toimi halutulla tavalla.

Tilinpäätös on hoitunut jo neljänä vuonna putkeen ja kirjanpitoprosessi on hioutunut koko ajan tehokkaammaksi. En ole tosin tutustunut kilpaileviin kuittisovelluksiin, joten rohkaisen tutkimaan kilpailevia vaihtoehtoja. Suuremmissa kirjanpitojärjestelmissä ominaisuudet luultavasti löytyvät sisäänrakennettuna.

Kokemukseni perustuvat yhden hengen yritykseen. Suurempi tiimi joutuu miettimään järjestelmävalintaa useammasta näkökulmasta.

En ole kertaakaan joutunut olemaan eTaskun asiakaspalveluun yhteydessä, mikä kertoo järjestelmän luotettavuudesta. Sekä Basic- että Pro-versio lupaavat kuitenkin ilmaisen asiakaspalvelun sille varalle, että bitti menee vinoon.

Teknisenä arvolupauksena eTasku kertoo tallentavansa dokumentit kolmelle itsenäiselle palvelimelle. Kuitit säilytetään vähintään 6 vuoden ajan.

Asiakasdatan tietoturva onkin eTaskun elinehto. Huolehdittavana on nimittäin jo 15000 yritystä ja 3000 tilitoimistoa.