Insight 2016: Mitä opin projektin johtamisesta?

Helmikuu 2015. Hyvin onnistuneen opiskelijoille järjestämäni Excel-koulutuksen jälkeen saan idean uudesta tapahtumakonseptista. Mieltäni rohkaisee se, että muutkin opiskelijat ovat pitäneet menestyksekkäitä luentoja itsensä kehittämisen teemalla. Ajatus jää muhimaan.

Lokakuu 2015. Kerään Tampereen yliopistojen ainejärjestöjen sähköpostiosoitteet ja pyydän viestissäni ilmoittamaan, mikäli löytyy halukkaita järjestäjiä tai puhujia tapahtumaan, jonka teemana on opiskelijoiden taidot ja tarinat.

Marraskuu 2015. Ensitapaamisessa on paikalla vain puolet ilmoittautuneista neljästä puhujasta ja kymmenestä projektitiimiläisestä. Poisjääntien syyt ovat mitä erilaisimpia.

Joulukuu 2015. Suunnittelu, markkinointi ja puhujien valmistautuminen aloitetaan. Bongaan vielä viidennen puhujan itsenäisyyspäivän juhlista, jolloin kaikki Tampereen korkeakoulut on edustettuina.

Tammikuu 2015. Valmistelut jatkuvat isommalla pöhinällä, tapahtuma saa sponsoreita.

Helmikuu 2016. Varsinainen tapahtuma, Insight 2016 järjestetään Tampereen yliopiston juhlasalissa Tampere ES brändin alla. Yleisömäärä on odotettu, mutta ei vastaa alkuperäisiä tavoitteita. Varsinaisessa tapahtumassa toimin juontajana. Kieli on englanti.

Seuraavaksi kerron, mitä haasteita projektin johtamiseen liittyi ja mikä meni pieleen.

Ensimmäisen kerran ongelma

Suurin haaste liittyi siihen, että tapahtuma järjestettiin ensimmäistä kertaa, eli kaikki oli raavittava kasaan alusta pitäen. Puhujat, tiimi, yleisö, rahat, brändi, suunnitelmat, tilat ja ideat. Uskon, että seuraavalla kerralla kaikki olisi 10 kertaa helpompaa.

Oli myös hyvin vaikeaa arvioida, mihin asti resurssimme riittävät. Aluksi ideoita oli aina sirkuskarhusta ilotulitukseen, mutta lopulta konsepti oli hyvin yksinkertainen: 5 opiskelijaa puhumassa mielenkiintoisista aiheista. Olisikin ollut paljon vähemmän stressaavaa nähdä kristallipallosta, mikä on realistinen tavoite.

Tiimi

Sitoutuminen oli hyvin haastavaa. Se ei ollut erityisesti kenenkään vika, mutta kaikilla oli omia menoja ja opintoja, eli yhteiset tapaamiset oli vaikeita sopia. Lisäksi juuri kukaan ei tuntenut toisiaan entuudestaan, joten sosiaalinen kynnys lähteä mukaan oli korkealla. Kun kenellekään ei maksettu projektista palkkaa, oli tietenkin vaikeaa kilpailla työnantajia vastaan ajasta. Lopulta tiimi toimi kuitenkin hienosti yhteen.

Tiimistä löytyi Suomen lisäksi Kazakstanin, Espanjan ja Kiinan kansalaisuuksia, mikä ei osoittautunut missään nimessä ongelmaksi.

Loppukiihdytys

Oli projekti mikä tahansa, on loppu aina tärkein vaihe. Huonolla viimeistelyllä voi nimittäin munata monen kuukauden työn. Tässä projektissa muiden valmistelujen ohella markkinointiin ei jäänyt lopussa riittävästi aikaa, mikä näkyi selkeästi yleisömäärässä.

Omat johtamistavat

Alussa ideani oli, että jokainen voi poimia itseään kiinnostavat tehtävät, jotka edistävät tapahtumaa. Ongelmia tuli siinä vaiheessa, kun lähes kaikki halusivat tehdä markkinointia. Kun projektitiimistä tippui eri syistä porukkaa edelleen pois, oli roolien jakaminen paljon helmpompaa. Jälkeenpäin ajateltuna olisi ollut fiksumpaa tehdä haku tiettyihin rooleihin, jolloin kaikilla olisi ollut alusta asti selvää kuka tekee mitäkin. Lisäksi roolitus lisäsi selkeästi motivaatiota.

Tapaamisissakin oli tarkoitus soveltaa tavataan-kun-joku-ehdottaa-menetelmää, mutta eihän kellään ollut mitää tarvetta, kun ei ollut roolejakaan. Vakiotapaamisajat olivat lopulta välttämättömiä. Oma suositukseni onkin antaa tiimille sopiva tarttumapinta roolien ja aikataulujen muodossa, mutta sen jälkeen jättää mahdollisimman paljon heidän oman harkintansa varaan.

Yksi tavoitteistani oli tarjota päivällinen tiimille tapahtuman jälkeen ja se tavoite saatinkin lopulta toteutumaan!