Toimittuani IT-konsulttina omasta yrityksestä käsin olen päässyt kurkistamaan kymmenien eri yritysten tietoteknisiin haasteisiin. Yrittäjillä tai keskisuurilla yrityksillä haasteet eivät todellakaan liity Internet of Things tai Big Data höpinään, vaan ihan käytännön haasteisiin.
Kerron oman kokemukseni perusteella yrittäjien yleisimmät tietotekniset haasteet, ja miten ne saa ratkaistua.
Kirjoitettu alun perin Suomen Nuorten Yrittäjien blogiin.
Räätälöity tietojärjestelmä
Jossain vaiheessa yrittäjälle tulee vastaan tilanne, että Excel-taulukot tai ruutupaperi täytyy korvata tietojärjestelmällä. Esimerkiksi varastonhallinnassa, työtuntien kirjaamisessa ja asiakastietojen tallentamisessa kannattaa ensisijaisesti suosia valmiita selainpohjaisia tietojärjestelmiä.
Kuitenkin monilla yrityksillä on tarpeita, joihin perujärjestelmät eivät taivu. Tätä varten on olemassa helppokäyttöisiä tietojärjestelmiä, joissa käyttäjä määrittää itse, millaista tietoa haluaa tallentaa. Eli rakennat helppokäyttöisellä editorilla oman tietojärjestelmäsi. Hyvä esimerkki on Podio .
Olen tehnyt asiakkailleni kevyitä tietojärjestelmiä myös Excelillä, mutta niihin kannattaa suhtautua nopeana väliaikaisratkaisuna. Excel sopii tiedon analysointiin, mutta ei niinkään tiedon syöttämiseen ja tallentamiseen.
Jos tarpeisiin sopivaa järjestelmää ei vielä löydy markkinoilta, kannattaa odottaa muutama kuukausi ja googlailla uudestaan. Uusia järjestelmiä kehitetään koko ajan. Kokonaan omaan järjestelmään uppoaa vähintäänkin tuhansia euroja, joten ensimmäiset kokeilut kannattaa tehdä valmiilla ”markettijärjestelmillä”.
Tietojärjestelmien kytkeminen toisiinsa
Mikäs sen raivostuttavampaa kuin monta eri tietojärjestelmää, jotka eivät toimi yhteen. Lisäät uuden asiakkaan ensin asiakastietojärjestelmään (esim. Pipedrive ) ja sitten sähköpostimarkkinointijärjestelmään (esim. Mailchimp). Sama tieto on siis kahdessa paikassa, jolloin tehdään turhaa työtä ja virheen mahdollisuus on suuri.
Näissä tilanteissa paras ratkaisu on käyttää jompaan kumpaan järjestelmään rakennettua valmista tomintoa, joka pitää molempien järjestelmien tiedot automaattisesti ajan tasalla. Tätä kutsutaan integraatioksi. Jos valmista integraatiota ei löydy, selainpohjaisella Zapierilla saa aikaiseksi vastaavan lopputuloksen ilman teknistä osaamista. Viimeinen vaihtoehto on ladata esimerkiksi kerran viikossa tiedot asiakastietojärjestelmästä tietokoneellesi, muokata tiedot sopiviksi taulukkolaskentaohjelmassa, ja ladata ne sähköpostijärjestelmään.
Analytiikka
Analytiikka ei keskimäärin tarkoita algoritmeja ja tilastotiedettä. Vaan sitä, kuinka saat tuskastelematta haluamasi tiedon, raportin tai kuvaajan järjestelmistä tehdäksesi parempia päätöksiä. Asiakkaani ovat halunneet analytiikkaa esimerkiksi Google-mainosten suorituskyvystä, myyntiennusteista ja varastonhallinnasta.
Tärkeää on miettiä mitä haluat tietää, jonka jälkeen valita paras tapa koota tarvittu tieto. Helpoin tapa on jälleen käyttää tietojärjestelmien sisäänrakennettuja raportointiominaisuuksia. Toiseksi helpointa on ladata tiedot ja muokata Excelissä. Mikäli tietoa haluaa yhdistellä eri lähteistä, Microsoft Excel PowerQuery lisäosalla se onnistuu kohtuullisella opettelulla.
Puutteellinen osaaminen
Valitettavan monissa yrityksissä työntekijöiden osaamisen kehittäminen ei kuulu osaksi toimenkuvaa. Esimerkiksi ohjelmistoa päivittäin käyttävällä henkilöillä ei ole hajuakaan sen toimintaperiaatteista. Sitten samaa rutiinia toistetaan päivästä toiseen, vaikka homman voisi automatisoida hyvin helposti. Joskus olen nähnyt myös tapauksia, joissa ohjelmistoa käyttää suoraan sanottuna tehtävään sopimaton henkilö.
Vastuu on esimiehellä tai työnantajalla. Tässä tapauksessa yrittäjällä. Motivoituneeseen työntekijään sijoitetut eurot maksavat itsensä takaisin. Kalliille kouluttajalle ei ole pakko maksaa, sillä netistä löytyy paljon ilmaista tai edullista materiaalia. Ite olen käyttänyt video-oppitunteja tarjoavaa LinkedIn Learning palvelua, jossa kuukausimaksu on parikymppiä. Itsekin olen kunnostautunut opetusmateriaalin tarjoamisessa laittamalla alulle ilmaisen Excel-kurssin nettisivuillani.
