Kolme rahanarvoista Excel-käyttötapausta yrittäjille

Excel on ahkerassa käytössä niin pienissä kuin isoissakin yrityksissä. Erityisesti pienemmissä yrityksissä on yleistä, että moneen taipuvaa taulukkolaskentaohjelmaa hyödynnetään sisäisen työn automatisoinnissa.

Kirjoituksessa esitellään kolme käyttötapausta datan liikuttamiseksi Excelin ja tietojärjestelmien välillä:

1. Excel raportointityökaluna
2. Excel laskentamoottorina
3. Excel integraatiotyökaluna

Tietojärjestelmä voi olla työpöytäsovellus tai selainpohjainen verkkopalvelu.

Yhteenvedossa arvioidaan Excel-ratkaisun rahallisia hyötyjä yrittäjälle. Laskelma osoittaa räätälöidyn sovelluksen tarjoavan kilpailukykyisen vaihtoehdon kuukausilaskutettaville verkkopalveluille.

Tiedot tietojärjestelmästä Exceliin - Excel raportointityökaluna

Excel on mainio raportointityökalu, mutta kaiken yritysdatan säilyttäminen Excelissä ei ole käytännöllistä. Raportoitava data voidaankin tuoda Exceliin säännöllisiin väliajoin tietojärjestelmästä.

Raportointi on helpoin kokonaisuus tietojärjestelmästä erillään tehtäväksi. Siksi en valitsisi yritykselleni tietojärjestelmää raportointiominaisuuksien perusteella.

Datan vienti tietojärjestelmästä Exceliin raportointia varten on yleisin käyttötapaus Excelin ja tietojärjestelmien yhteispelissä. Toteutus voidaan tehdä muutamalla eri tavalla riippuen tietojärjestelmän tarjoamista vaihtoehdoista datan vientiin.

Ilmeisin tapa on kopioida data tietojärjestelmästä Excelin välilehteen, mikäli järjestelmän ominaisuudet kopioinnin mahdollistavat. Näin toisessa välilehdessä oleva Excel-raportti pysyy koskemattomana, sillä ainoastaan data muuttuu.

Excel-raportin pysyminen koskemattomana on muidenkin toteutustapojen kantava idea. Datan voi viedä tietojärjestelmästä yleensä Excel- tai csv-tiedostoon, jonka Excel lukee. Tämä on useimmissa tapauksissa selkein prosessi.

Excelillä on mahdollista lukea data myös suoraan järjestelmän tietokannasta. Tietokannasta lukeminen on luotettavin ja reaaliaikaisin vaihtoehto, mutta vaatii eniten valmistelua.

Tietenkin Exceliä voi hyödyntää myös tietojärestelmän datasta tehtävissä kertaluonteisissa analyyseissa. Näissä tapauksissa prosessin miettiminen on pienemmässä roolissa ja tärkeämpää on Excel-kaavojen hallitseminen.

Tiedot Excelistä tietojärjestelmään - Excel laskentamoottorina

Kuukausilaskutukseen perustuvat SaaS-järjetelmät on suunniteltu ensisijaisesti automatisoimaan prosesseja. Räätälöidyn laskentalogiikan luominen ei kuulu edullisimpiin paketteihin. Excel puolestaan loistaa kaavoissa ja numeroiden pyörittelyssä.

Tämä käyttötapaus pitää sisällään erilaiset Excel-laskurit. Laskentataulukon tulee sisältää kaikki tarvittavat lähtötiedot ja laskennan tulokset viedään tietojärjestelmään.

Lähtötietoja voivat olla esimerkiksi yksittäiset Excel-soluihin kirjoitetut arvot tai niin sanottu reksiteridata, jota ei tarvitse muokata päivittäin. Esimerkiksi yrityksen tuotteiden parametrit voivat muuttua viikon tai kuukauden aikana, jolloin käsityön määrä pysyy kohtuullisena.

Yllä olevassa sijoituslaskuri voisi hakea eri kaupunkien lisätietoja toisesta välilehdestä. Kaupunkikohtaiset tiedot voitaisiin päivittää vaikkapa kerran vuodessa.

Joissakin käyttötapauksissa tarvitaan sekoitus käsin syötettyjä muuttujia ja tietojärjestelmästä tuotua dataa. Tällöin voidaan hyödyntää seuraavaksi esiteltävää työnkulkua.

Tiedot tietojärjestelmästä Exceliin ja takaisin - Excel integraatiotyökaluna

Joissakin käyttötapauksissa tietojärjestelmän data viedään Exceliin, muokataan, ja tuodaan joko samaan tai toiseen tietojärjestelmään. Tätä voisi kutsua osittain automatisoiduksi integraatioksi.

Käyttäjän täytyy viedä ja tuoda tiedot käsin. Excelissä tapahtuva toimintalogiikka pystytään automatisoimaan kokonaan esimerkiksi Excel-makroilla.

Menetelmä toimii parhaiten integraatioissa, joissa tiedon tarvitsee liikkua vain tietyin väliajoin, esimerkiksi päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Puhutaan eräajoista. Reaaliaikainen integraatio muutoksen tapahduttua lähdejärjestelmässä ei Excelillä järkevästi onnistu.

Excel-integraatio voidaan tehdä vakituiseen käyttöön, mutta usein laskentataulukkointegraatio on väliaikainen ratkaisu. Eräs yritykseni toteuttama käyttötapaus oli valittujen yhteystietojen vienti asiakastietojärjestelmästä markkinointiautomaatiotyökaluun kerran viikossa.

Exceleiden ja tietojärjestelmien yhteiskäyttö - Mistä rahallinen säästö syntyy?

Modernit verkkopalvelut eli SaaS-järjestelmät ovat lyöneet läpi selkeän ja edullisen kuukausihinnoittelun ansiosta. Esimerkiksi asiakastietojärjestelmään voi päästä käsiksi kympin kuukausimaksulla per käyttäjä.

Valinnoissa joutuu tekemään kompromisseja. Yksittäisen tietojärjestelmästä puuttuvan ominaisuuden puuttuessa voi joutua korvaamaan lisäosalla, joka tuplaa kustannukset.

Ajatellaan, että yritys on ottanut käyttöön asiakastietojärjestelmän, joka maksaa 10 euroa kuukaudessa per käyttäjä. Viideltä käyttäjältä se olisi yhteensä 50 euroa kuukaudessa.

Tiedot tulisi viedä toiseen web-sovellukseen joka toinen viikko. Tämä onnistuisi web-sovelluksen valmiilla integraatiolla maksamalla korkeampaa 30 euron kuukausimaksua per käyttäjä. Yrityksen kokonaiskustannus nousisi 1200 eurolla vuodessa.

(30 € - 10 €) x 5 käyttäjää x 12 kk = 1200 € per vuosi

Yhteistyökumppanini kanssa toteuttamiemme Excel-ratkaisujen hinnat lähtevät muutamista satasista. Jos Excel-toteutus on käyttökelpoinen edes kuukausista pariin vuoteen, puhutaan helposti edullisemmasta ratkaisusta. Lisäksi Excel-konsultilta saa henkilökohtaista tukea suomeksi.

Toki valmis integraatio tai Zapierin kaltainen integraatiotyökalu olisi kätevempi pitkäaikaisessa käytössä. Jokaiselle työkalulle on oma paikkansa yrityksen toiminnan automatisoimisessa.