Ennen oli Excel. Nykyään on mobiilisovellukset, pilvi, IoT ja koneoppinen. Tässä blogissa kerron näkemykseni Excelin roolista tänä päivänä.

Kokemukseni perusteella ihmiset voidaan jakaa karkeasti kolmeen ryhmään Exceliin suhtautumisen perusteella - käyn ryhmät läpi kolmessa ensimmäisessä luvussa. Lopuksi yhteenveto ja näkemykseni Excelin tulevaisuudesta:

  1. Excel vs ammattimainen ohjelmistokehitys
  2. Excelin tehokäyttäjät
  3. Tietotekniikka pakollisena pahana
    Yhteenveto ja Excelin tulevaisuuden näkymät

1. Excel vs ammattimainen ohjelmistokehitys

Useimmat kovaa ohelmistokehitystä ammatikseen tekevät pitävät Exceliä vitsinä. Pelkkä sanan mainitseminen aiheuttaa pakonomaisen naurunhörähdyksen. Miksi?

Yksi syy on varmasti se, että Excelistä on tullut jonkinlainen sisäpiirivitsi ohjelmistoalalla. Exceliä ei pidetä todellisena työkaluna Linuxiin ja javaan tottuneessa ympäristössä. Vitsi on siinä mielessä totta, että ei Excel ole millään tavalla relevantti, kun rakennetaan tietojärjestelmiä tai tietovarastoja.

Toisaalta vitsi on myös klisee, jonka totuudenmukaisuutta ohjelmistokehittäjät eivät osaa arvioida tarpeeksi laajasta perspektiivistä. Excel on kaupalliseen työhön ja lukujen ynnäämiseen mainiosti soveltuva ohjelmisto. Ja siksi vitsailu joskus ärsyttää. Excel soveltuu esimerkiksi kevysiin raportointitarpeisiin pienessä organisaatiossa mainiosti nykyisten datan tuonti ja mallinnusominaisuuksiensa ansiosta (Power Query-työkalu).

Mutta tiedostan kyllä Excelin viihdearvon lounaskeskusteluissa.

Usein analytiikkaprojekteissa käytetään laskentaan R-kieltä, pythonia tai SQL:ää. Monissa asiakasprojekteja varten tekemissäni analyyseissa olen saattanut kopioida jollain muulla ohjelmalla tulostettua dataa Exceliin ja laskea keskiarvoja, ryhmien summia tai tehdä kuvaajia, jos se on nopeapaa kuin koodin kirjoittaminen. Eli Excel on hyödyllinen apuväline myös data scientistille.

2. Excelin tehokäyttäjät

Esimerkiksi liikkenjohdon konsultit, taloushallinnon työntekijät ja muuta hallinnollista työtä tekevät ovat todenäköisiä Excelin tehokäyttäjiä.

Käyttökohteita on rajattomasti: Laskentojen tekeminen, kuvaajien piirtäminen, muistiinpanot, ohjemointi… Kun puhutaan henkilökohtaisesta apuvälineestä, kaikilla on täysi oikeus valita omat työtapansa. Joillekin Excel sopii, joillekin ei. Jos pystyt automatisoimaan omaa työtäsi, on ihan sama käytätkö siihen reikäkortteja, Excel VBA:ta vai pythonia.

Excel soveltuu vielä pienen tiimin yhteiskäyttöön, mutta mitään käyttäjäoikeuksia vaativaa sillä ei tulisi tehdä. Olen nähnyt Exceliä käytettävän esimerkiksi työntekijöiden tuntikirjauslomakkeena ja asiakkaan tilausten käsittelyyn ja säilyttämiseen, mutta usein joko valmis tai räätälöity verkkopalvelu on ylivoimaisesti parempi vaihtoehto.

Excelin makroilla, eli VBA-kielellä yritetään ratkaista liian vaativia tehtäviä. VBA on hyvä silloin, kun data on aivan pakko säilyttää Excelissä tai tehtävä on suhteellisen pieni. Nopeasti paremmaksi vaihtoehdoksi nousee kuitenkin esimerki python-ohjelmointikieli. Esimerkkitapaus voisi olla tiedostoille tehtävä monimutkainen prosessointi, jonka tekeminen Excelin makroilla kestää minuutteja tai tunteja.

Pythonin tai vastaavan kielen etuja verrattuna Exceliin:

  • VBA:ta merkittävästi nopeampaa
  • Koodia voi ajaa palvelimella vaikka yötä päivää
  • Koodi on hallittavampaa ja selkeämpää
  • Koodia voi säilyttää versionhallinnassa
  • Paremmat työkalut datan käsittelyyn, esimerkiksi algoritmivalikoima
  • Samaa koodia voi hyödyntää vaikkapa verkkosovelluksessa

VBA on toisaalta siitä yksinkertainen, että se ei vaadi muita asennuksia kuin Excelin. Makroja tekemällä myös näkee koko ajan helposti, mitä koodi tekee.

Eli perusasiat osaavalle Excel-käyttäjälle VBA on helppo tapa aloittaa ohjelmointi, mutta esimerkiksi pythonin opettelu kannattaa pitää mielessä jo hyvissä ajoin.

3. Tietotekniikka on pakollisena pahana

Monet yksinkertaisesti joko vihaavat tietotekniikkaa, tai suhtautuvat aiheeseen neutraalisti olan kohautuksella.

Excel valikoituu usein työkaluksi sen takia, että se on usein valmiiksi asennettu tietokoneelle ja tietojen syöttäminen ja muokkaaminen on helppoa. Mutta mikään muu ei sitten olekaan.

Kaavojen käyttäminen ei ole tuttua, joten tietoa kopioidaan käsin paikasta toiseen. Ja kun tietoja kopioi solusta toiseen, muotoilut menevät miten sattuu. Ja niin edelleen.

Valitettavana tietona tälle ryhmälle joudun toteamaan, että todennäköisesti joudut käyttämään jotakin ohjelmistotyökalua joka tapauksessa. Excel tai vastaava taulukkolaskentaohjelma on aloittelijalle hyvä työkalu, mutta perusasiat on pakko ottaa haltuun. Päivän opiskelulla saa ihmeitä aikaan. Esimerkiksi täältä löytyy tekemäni ilmainen Excel-kurssi, jossa perusasioita käydään videoilla kädestä pitäen läpi.

Google Sheets ja Open Officen taulukkolaskenta eivät ole poissuljettuja vaihtoehtoja yksinkertaisiin käyttötapauksiin, mutta niistä saattaa puuttua joitakin Excelistä löytyviä kehittyneempiä toimintoja.

Yhteenveto ja Excelin tulevaisuuden näkymät

Excelillä on yhä paikkansa modernien teknologioiden ja ohjelmistokehitystyökalujen rinnalla. Se on mainio työkalu henkilökohtaiseen käyttöön, mutta ei sovellu yhteisessä käytössä olevan datan varastointiin tai tietojärjestelmäksi.

Mielestäni Microsoft on onnistunut tekemään Exceliin merkittäviä uudistuksia ja pitämään ohjelmiston nykytarpeita vastaavana. Esimerkiksi Excelin datatyökaluista kertovassa videossa totesin, Excelin data-välilehti oli jäänyt ajastaan jälkeen, mutta nyt uusimmissa versioissa valikoista on karsittu muinaisjäänteitä.

Seuraava ennustukseni on, että Exceliin tuodaan koneoppiminen kiinteäksi osaksi ohjelman toimintaa. Se voi tapahtua uusien kaavojen tai Power-työkalujen kaltaisen lisäosan muodossa. Tai ehkä R- ja Python-skriptien upottaminen laskentataulukoihin tulee mahdolliseksi. Todennäköistä olisi myös tarjota Azuren pilvipalveluita agressiivisemmin Excel-käyttäjille.

Oikeaan tarkoitukseen valittuna Excelin käyttöä ei tarvitse lainkaan hävetä.