Työskentelen päätoimisesti Solitan Data-yksikössä, mutta teen sivutoimisesti pieniä projekteja yrittäjänä.

Sopivina annoksina nämä ovat sellaisia keikkoja, joista pidän toimiessani yrittäjänä. Ei ihan täyttä varmuutta mihin on menossa, eikä oikein tuntumaa toimialan käytäntöihin. Toisaalta uudet tilanteet myös stressaavat.

Bussimatka teollisuusalueelle

Kun päivä oikeassa työpaikassani Solita lla päättyi Helsingin toimistolla, hyppään bussiin ja suuntaan teollisuusalueelle jonnekin päin pääkaupunkiseutua. Nähdessäni ikkunasta R-kioskin mietin, että olikohan se ehdotus lonkerokopan tuomisesta tuliaiseksi vitsi vai ei.

Olen matkalla tapaamaan oman sivutoimisen konsultointiyritykseni asiakasta.

Lopulta hyppään pois bussista ja viimeisen kilometrin tarvon tietä pitkin kevyen lumipeitteen läpi.

Saavun oikeaan osoitteeseen illan hämärtyessä ja ryhdyn etsimään teollisuushallin seinästä oikeaa ovea.

Yritys tarvitsee apua tilausten käsittelyyn

Minuun yhteydessä ollut firman toimistotyöntekijä Jarkko (nimi muutettu) löytää minut harhailemasta pihalta ja toivottaa sisään.

Jarkko oli jokin aika sitten löytänyt sivustoltani Ilmaisen Excel-kurssini ja päättänyt ottaa minuun yhteyttä.

Kävelemme toimiston halki ja jätän takin naulakkoon. Ensiksi menemme toimistoon, jossa edelleen iltasella on työn touhussa perustaja Eerik (nimi muutettu) ja muutama muu työntekijä. Sitten alkaa tykitys.

Jarkko alkaa esitellä selainpohjaista Google Sheets taulukkolaskentaohjelmaa, jonne asiakkaat voivat kirjata tilauksensa heille jaetun linkin kautta. Jokaiselle asiakkaalle on oma laskentataulukkonsa. Jatkossa kaikki tilaukset haluttaisiin tehtävän saman laskentataulukon kautta, ilman, että asiakkaat näkisivät toistensa tilauksia.

Kirosanat lentävät toimiston ilmatilassa niin, että korvia punottaa. Osittain se liittyy duunarifirman puhetyyliin. Mutta kiivas puhetempo on ymmärrettävää myös siinä mielessä, että ratkaisu ongelmaan haluttaisiin pian. Nykyinen monen laskentataulukon menetelmä aiheuttaa paljon rutiinityötä ja on lisäksi virhealtis.

Viimeistään tässä vaiheessa voin unohtaa bussissa valmistelemani PowerPoint esityksen. Näiden kavereiden kanssa täytyy kommunikoida heidän ymmärtämällään kielellä.

Ratkaisuvaihtoehtojen pohdinta

Siirrymme hieman siistimpään toimistotilaan pohtimaan tilannetta. Pullaakin on.

Laskentataulukoita ei ole tarkoitettu monen organisaation yhteiskäyttöön. Omasta mielestäni selkein vaihtoehto olisi koodata moderneilla ohjelmistokehitystyökaluilla räätälöity sovellus, joka toimii juuri tähän tarpeeseen. Tai käyttää valmista selainpohjaista sovellusta. Kummassakaan tapauksessa työntekijät eivät osaisi muokata järjestelmän toimintalogiikkaa.

Juuri hallinan tunteen menettäminen on aiheuttanut pienen yrityksen työntekijöille kroonisen tietojärjestelmäallergian. Siksi tärkein kriteeri ratkaisulle on, että sitä oikeasti käytettäisiin. Oli ratkaisu sitten kierrevihko, Google Sheets tai valmis sovellus.

Kävelen ympäri huonetta, ja mietin. En ole varma, taipuisiko Google Sheets tähän tapaukseen. Siirtyminen Google-tuotteista perinteisempään Microsoft Exceliinkään ei muuttaisi mitään.

Puolen tunnin keskustelun ja pallottelun jälkeen joudun toteamaan, että en pysty vielä antamaan vastausta.

Sovimme, että voin käyttää yhden työpäivän verran aikaa asian selvittämiseen, testaamiseen ja toimenpide-ehdotuksen antamiseen. Se olisi pieni hinta, jos turhaa työtä saadaan karsittua.

Paluumatka

Lähdemme Jarkon kanssa ulos toimistolta ja vaihdamme vielä muutaman sanan.

Samalla Jarkko kaivaa autoaan valtavasta lumikinoksesta ja lupautuu antamaan kyydin lähimmälle juna-asemalle. Sehän sopii.

Automakalla kuulen tarkemmin firman historiasta, ja yrityksen arjesta. Tajuan, kuinka paljon ammattitaitoa ja omistautumista monet yksinkertaiselta kuulostavat työtehtävät todellisuudessa vaativat.

Ratkaisuehdotuksen tekeminen

Reilun viikon kuluttua tapaamisesta aloin selvittää erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja asiakkaani tilausten käsittelyyn.

Pienen kokeilun jälkeen totestin tilausten käsittelyn useammalle asiakkaalle olevan mahdollista yhdellä Google Sheets-laskentataulukolla, mutta siinä olisi omat kömpelyytensä. Lisäksi työntekijät tarvitsisivat lisäkoulutusta.

Netistä löytyi myös useita edullisia verkkopalveluita tilausten käsittelyyn, mutta ne eivät aivan vastanneet tarpeeseen.

Tallensin selostetun videotallenteen tietokoneeni ruudulta, jossa esittelin eri ratkaisuvaihtoehtojen hyödyt ja haitat sekä kustannukset. Annoin myös lopullisen ehdotukseni jatkotoimenpiteistä.

Lopputulos

Kuukauden kuluttua sain tiedon, että yritys oli löytänyt tutulta kumppanilta valmiin järjestelmän juuri heidän toimialalleen. En tiedä paljonko toimenpide-ehdotukseni oli vaikuttanut, mutta olen äärimmäisen tyytyväinen, että ratkaisu löytyi.

Koin merkittävää stressiä miettiessäni onko asiakas tyytyväinen ehdotukseeni ja saanko jotain konkreettista aikaiseksi. Yrittäjänä asiakassuhteen kokee paljon henkilökohtaisemmin kuin isossa firmassa.

Olen omaan panokoseeni lopulta kohtuullisen tyytyväinen. Uskon että tapaamisessa käyty keskustelu tarjosi vastauksia moneen avoimeen kysymykseen ja tein etukäteen selväksi, mitä lisätyötunneillani saisi vastineeksi. Lopulta asiakas maksoi asiantuntijan mielipiteestä, ei itse järjestelmästä.