Tässä kirjoituksessa kerron kokemuksiani Pipedrive-asiastietojärjestelmän käyttöönotosta noin 10 hengen konsulttiyritykselle. Vaikka Pipedrive on CRM-järjestelmäksi yksinkertainen, on muutamia asioita on syytä huomioida käyttöönotossa hyvissä ajoin.

Kirjoittaja tekee nykyään kaupallista yhteistyötä Pipedriven kanssa.

Lue englanniksi SaaShopin blogissa: Pipedrive CRM: Experiences from implementation on a customer project .

Mitkä asiat vaikuttavat Pipedrive-käyttöönoton työmäärään?

Jos Pipedriveen ei aio siirtää myyntidataa vanhasta asiakastietojärjestelmästä, on käyttönotto suhteellisen vaivatonta. Toki esimerkiksi käyttäjänhallinta, sähköpostien synkronointi ja yhteiset käytännöt täytyy saada kohdilleen myös tässä tapauksessa. Asetukset on joissain tapauksissa mahdollista säätää “lennosta”, toisin kuin kriittinen asiakasdata.

Monissa tapauksissa käytön aloittamiseen riittää tunnusten tekeminen Pipedriven sivuilla , eikä varsinaista käyttöönottoprojektia tarvita. Usein yrityksen tai myyntitiimin koko vaikuttavat merkittävästi CRM-käyttöottoprojektin laajuuteen. Vasta-aloittanut yksinyrittäjä voi aloittaa käytön puhtaalta pöydältä, kun suurempi tiimi joutuu miettimään enemmän automaatiota, integraatiota, tietomallia ja käyttöoikeuksia.

Omassa projektissa nimenomaan vanhan järjestelmän data ja sen ymmärtäminen muodostui kriittiseksi tekijäksi. Erityisesti ulkopuolisena konsulttina ja projektipäällikkönä yrityksen prosessien ja myyntidatan omaksuminen vei aikaa. Käyttöönottoprojektiin on syytä varata aikaa sellaiselta henkilöltä, joka tuntee liiketoiminnan kuin omat taskunsa.

Käsitteistön määritteleminen Pipedrive CRM käyttöönotossa

Alkuperäisestä kuvauksesta ymmärsin kyseessä olevan suhteellisen suoraviivainen tiedonsiirto vanhasta asikastietojärjestelmästä uuteen. Tämän vuoksi työtunnit suunnilleen kolminkertaistuivat alkuperäisestä arviosta. Vaikka kokeneempi tekijä olisi voinut selviytyä vähemmillä tunneilla, suureen tuntimäärään vaikutti myös alkuperäisen tarpeen ulkopuolelta tulleet tehtävät.

Suurin syy projektin isoksi kasvananeeseen työmäärään oli, että käsitteistöä ei määritelty riittävällä tasolla. Puutteellinen määrittely johti korjauksiin jälkikäteen. Tästä voin syyttää paljolti omaa kokemattomuttani.

Yksi yllätyksistä oli, että huomasimme vasta tietojen tuonnin jälkeen saman henkilön esiintyvän vanhassa CRM-järjestelmässä useaan kertaan eri organisaatioissa. Pipedriven logiikalla henkilö tulisi tuoda vain kertaalleen, ja linkittää asiaan kuuluviin organisaatioihin.

Työkalut datan tuomiseksi Pipedriveen

Latasin datan vanhasta asiakastietojärjesetelmästä, muokkasin ja yhdistin dataa ostettujen asiakastietojen kanssa ja siirsin Pipedriven CRM:ään. Talousluvut olivat kriittisessä osassa asiakkaani myyntiprosessiä, jonka vuoksi datan käsittelylogiikka vaati tavallista enemmän panostuksia.

Tietojen muokkaamiseen käytin pääasiassa Microsoft Excelin Power Query-lisäosaa, mutta datan manipulointiin tuli kokeiltua mitä erilaisimpia taikatemppuja. Osan datasta muokkasin Javascsriptilla ja säännöllisillä lausekkeilla.

Jos tekisin projektin nyt uudestaan, käyttäisin aivan eri työkaluja. Erityisesti Excelin hitaus “isojen” datamäärien käsittelyssä muodostui hidasteeksi. Siitäkin huolimatta, että puhutaan vain tuhansista kirjauksista. Yksi vaihtoehto olisi Python-ohjelmointikielen datankäsittelyyn tarkoitetu kirjastot.

Ulkoisten järjestelmien integrointi Pipedriven käyttöönotossa

Käyttäjätilien, Googlen toimistotyökalujen ja kalenterin integroiminen oli lastenleikkiä. Nykyään integraatioita ulkoisiin sovelluksiin on huomattavasti enemmän, ja ne saa käyttöön muutamalla klikkauksella.

Käsitteiden määrittely herätti kysymyksiä jälleen, kun sähköpostijärjestelmä Mailchimpia oltiin liittämässä Pipedriveen. Pipedriven ja Mailchimpin käsitteistön, kuten “organisaatio” tai “yhteyshenkilö” tulisi olla yhteneväisesti määritelty.

Pipedriven ja Mailchimpin välillä ei ollut valmiina kaksisuuntaista integraatiota eikä integraatioalusta Zapier taipunut tehtävään, joten kahden tietojärjestelmän väliseen liikenteeseen täytyi löytää kiertotie valmista integraatioratkaisua odotellessa. Data päätettiin tuoda kerran kuussa Pipedrivesta Excel-tiedostoon, ajaa automatisoitu makro ja viedä käsitelty tiedosto Mailchimpiin.

Yhteenveto Pipedriven käyttöönotosta

Kun Pipedriven perustoiminnoista mentiin syvemmälle, toimintojen yksityiskohtainen opettelu vei luonnollisesti aikaa. Vaikka järjestelmä on käyttäjälle todella yksinkertainen, käyttöönotossa pienet asiat merkitsevät vaativalle asiakkaalle.

Käsitteistön ja tiedon mallintaminen oli suuressa roolissa käyttöönotossa.

Pipedrivesta en löytänyt teknisiä puutteita, ja esimerkiksi datan tuominen oli tehty todella helpoksi. Pipedriven ilmaisen kokeilujakson aloittaminen on siinä mielessä riskitöntä, että datan saa helposti ulos järjestelmästä toiseen CRM:ään vietäväksi.

Kirjoitusta muokattu omista kokemuksista enemmän Pipedriven käyttöönotossa ohjeistavaksi 6.11.2019.