Minut kutsuttiin apuun, kun yritys halusi uudistaa raportointiaan.
Alun perin projektin piti olla vajaan kuukauden mittainen urakka. Ensimmäisenä päivänä lähdettiin liikkeelle ihan nollasta. Kuulin kuinka yritys nykyään tekee raportointiaan ja lähdin ehdottamaan mahdollisia uudistuksia. Asiakas halusi ratkaisusta hyvin kevyen, mikä tarkoitti käytännössä nykyisen Excelin päälle rakennettujen laskentataulukoiden yhtenäistämistä.
Asiakkaan tarve projektin aikana ei ollut aivan selvää, enkä kokenut saavani täysin selviä vastauksia tekemiini ehdotuksiin. Toisaalta on mahdollista, että ehdotukseni olivat liian teknisiä, enkä osannut täysin asettua asiakkaan taitotasolle. Kolmen viikon päätteeksi olin muokannut raportoinnissa käytetyn datan omiin kokonaisuuksiinsa Excelin eri välilehdille, tehnyt tarvittavia laskentakaavoja ja luonut malliraportteja.
Yrityksen työntekijät pitivät monissa asioissa tiukasti kiinni vanhoista tottumuksistaan eikä kukaan valvonut lähtöni jälkeen raportointijärjestelmän käyttöönoton toteutumista. Lisäksi järjestelmä oli selkeästi liian vaikea, koska pitämissämme lisäkoulutuksissa toistettiin jatkuvasti samoja asioita. Toisaalta toistuvista kyselyistäni huolimatta koko ajan vakuuteltiin, että tekemäni raportointisysteemi olisi ihan toimiva.
Reilun puolen vuoden kuluttua yritys päätti ottaa raportoinnin kanssa tuoreen startin. Nyt tekemääni systeemi on jatkuvassa käytössä ja olen tarvittaessa antanut lisäohjeistusta raportointiin liittyen puhelimitse.
Mikäli aloittaisin raportointiprojektin nyt uudestaan, pitäisin ensin peruskoulutuksen Excelin käyttämisestä. Lisäksi antaisin henkilöstön itse tehdä enemmän, että he tietäisivät paremmin, kuinka raportointijärjestelmä toimii. Projektissa käytettiin koko ajan tuntilaskutusta ja matkat korvattiin erikseen.