Palveluna ohjelmistoa tarjoavan yrityksen (“SaaS”) raportoinnissa oli kovan kasvun myötä tullut parasta ennen-päiväys vastaan.
MRR ja ARR Excelissä
Jatkuva kuukausilaskutus (MRR) ja jatkuva vuosilaskutus (ARR) ovat SaaS-yritysten tärkeimmät talousluvut. Pääasiallinen ongelma oli, että näiden lukujen kaivaminen tuotti kohtuutonta päänvaivaa nykyisestä Excel-taulukosta.
Puoli tusinaa myyjää päivitti myynti-Exceliä, jossa oli useita välilehtiä eri työvaiheille. Excel-kaavat kuitenkin menivät helposti sekaisin, kun taulukoita lajiteltiin ja suodatettiin.
SaaS-yrityksen MRR ja ARR lukujen laskemisen kannalta oleellisin välilehti Excelissä olivat laskutukset. Raportointiin vaadittava laskenta olikin tehty suoraan tälle välilehdelle.
SaaS = Software as a Service
MRR = Monthly Recurring Revenue
ARR = Annual Recurring Revenue
Myyntikirjausten ja raportoinnin erottaminen
Tärkeimpänä toimenpiteenä päätettiin erottaa myyjien tekemät kirjaukset ja raportointi toisistaan. Myyjien olisi helpointa käyttää Pipedrive CRM-järjestelmää, jossa on erinomainen käyttöliittymä.
Data saadaan Pipedrivesta kätevästi Excel-tiedostoon, josta se voidaan kerralla lukea Exceliin tai Power BI:hin.
Ensimmäisessä vaiheessa päätettiin jatkaa vanhan Excelin käyttämistä niin kauan, että Pipedrive saataisiin toimintakuntoon. Raportointi päätettiin aloittaa Excelissä, mutta siitä olisi mahdollista jatkaa saumattomasti koko firmalle jaeltaviin Power BI-raportointiin.
SaaS-yrityksen tärkeimmät tunnusluvut
SaaS-firma halusi seurata ainakin seuraavia tunnuslukuja:
- Yrityksen MRR tiettynä päivänä
- Yrityksen MRR minä tahansa kuukautena
- Asiakaskohtainen laskutuksen kehitys
- Myyjäkohtainen laskutuksen kehitys
- Laskutuskausien vertailu
Raportointijärjestelmän ensimmäinen versio oli asiakkaan käytössä viikko yhteydenoton jälkeen. Jatkokehitystarpeita alettiin kehittää välittömästi.